Kirche & Wandel

Impulse, Tools und Ideen für eine Kirche, die sich bewegt

Die hier bereitgestellten Beiträge, Downloads und Werkzeuge sollen den kirchlichen Arbeitsalltag in der Evangelischen Kirche im Rheinland erleichtern – ob in Verwaltung, Ehrenamt oder Projektarbeit. Sie bieten Struktur, Klarheit und Praxisnähe – direkt einsetzbar und anpassbar an unterschiedliche Kontexte im kirchlichen Dienst. Alle hier aufgeführten Materialien habe ich selbst erstellt, angepasst oder weiterentwickelt – aus echter Erfahrung heraus. Diese Sammlung wächst stetig weiter und darf gerne genutzt und geteilt werden. Ich freue mich über Rückmeldungen, Fragen und Weiterentwicklungswünsche.

Mr. Anderson

Mr. Anderson antwortet.

Für diejenigen, die „noch“ seriöser mit der Kirchenordnung arbeiten möchten und Zugang zu ChatGPT Plus haben: Das ist der Link für euch zu meinem CustomGPT-KO-Chat: https://tinyurl.com/KI-KO-Chat

Dieses Modell habe ich entwickelt – als Prototyp für alles, was Rechtstexte zugänglich machen kann: BAT-KF, WiVo & Co. könnten die Nächsten sein. (Es ist ein spielerischer Zugang zu einem Chat-Bot – keine Anmeldung notwendig).

Dieser experimentelle AI-Chat-Prompt wurde mit allen Gesetzten der Evangelischen Kirche im Rheinland trainiert. Er steht ab sofort zum allgemeinen Test zur Verfügung. Du musst mit einem Google-Konto eingeloggt sein. Der Chat funktioniert zwar auch im kostenlosen Modell, doch richtig herausragend wird es mit einem Abo-Modell.

Der Link muss derzeit manuell in die Adresszeile eingegeben werden.

https://chatgpt.com/g/g-685a990f30808191a13ef8fa5b617e2b-ekir-rechtssammlung

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Dieser experimentelle AI-Chat-Prompt wurde mit der Lutherbibel 1912 trainiert. Er steht ab sofort zum allgemeinen Test zur Verfügung. Du musst mit einem Google-Konto eingeloggt sein. Der Chat funktioniert zwar auch im kostenlosen Modell, doch richtig herausragend wird es mit einem Abo-Modell.

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Es heißt, sie habe alle Antworten. Ob es stimmt: Finde es heraus!

Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) – auch im Bereich kirchlicher Verwaltung. Fachzeitschriften wie t3n, Wirtschaftswoche oder Computerwoche sprechen teils von Automatisierungspotenzialen bis zu 60 %. Diese Werte mögen in hochgradig standardisierten Verwaltungsumfeldern erreichbar sein – für die evangelische Kirche als öffentlich-rechtlich strukturierte, föderale Organisation gelten jedoch andere Maßstäbe.

Als erfahrener Insider mit über 25 Jahren Leitungspraxis in der evangelischen Kirche und Abschlüssen u. a. von der Führungsakademie Berlin bewerte ich kirchliche Verwaltungsprozesse von innen heraus – mit Fokus auf digitale Umsetzbarkeit und reale Automatisierung durch KI. Als ausgebildeter Verwaltungsbeamter habe ich Muster, Stellenbeschreibungen und Kienbaum-Tabellen mit KI trainiert – das Ergebnis: praxistaugliche Lösungen, die kirchliche Verwaltung schon heute effizient digitalisieren. Aktuell vertiefe ich mein Know-how als Change Manager (IHK) und im Programm „Elements of AI“.

Die Organisationseinheit Digitale Gremienkoordination bündelt alle Aufgaben rund um die strukturierte Betreuung kirchlicher Gremienarbeit – von der Einladung bis zur Beschlusskontrolle. Ziel ist es, diese Prozesse nicht nur digital abzubilden, sondern dort, wo möglich, zu automatisieren.

Die Digitale Gremienkoordination zeigt, dass kirchliche Leitungsarbeit heute bereits zu rund 85 % digitalisiert und zu etwa 30–40 % durch KI unterstützt werden kann – ohne Kontrollverlust, aber mit messbarem Effizienzgewinn. Die besten Ergebnisse erzielt man bei strukturierbaren und repetitiven Tätigkeiten wie Protokollierung, Terminplanung oder Standardkommunikation. Persönliche Beratung, Moderation und Führung bleiben hingegen zentrale menschliche Aufgaben – aber nun digital unterstützt, statt analog belastet.

  • Tools: MS Teams, Confluence, KI-basierter Assistent (z. B. ChatGPT, Mistral)
  • Praxis: Ein Großteil typischer Rückfragen wird durch strukturierte Dokumentation (FAQ, Infoblätter, kurze Videotutorials) abgefangen. Ein KI-Assistent kann Regelwerke oder Geschäftsordnungen interpretieren und einfache Auskünfte geben.
  • Empfehlung: Beratungsportal mit Suchfunktion etablieren; Standards digitalisieren, komplexe Beratung bleibt persönlich.

• Tools: Microsoft Planner, Outlook-Kalender, GPT-basierte Textassistenten

• Praxis: Agenda-Entwürfe entstehen in Echtzeit gemeinsam. KI formuliert daraus eine strukturierte Vorlage im korrekten Format.

• Empfehlung: Digitales Planungstool mit klarer Aufgabenverteilung und automatisierter Formatierung einsetzen.

  • Tools: Outlook-Serienmail, Textbausteine, Automatisierung mit Power Automate
  • Praxis: Empfängergruppen, Formate und Fristen werden automatisch erkannt und verarbeitet. Die Einladung enthält Verlinkungen zur digitalen Agenda.
  • Empfehlung: Automatisierter Einladungsversand mit variablen Platzhaltern und intelligenter Kalenderintegration.
  • Tools: MS Teams, Zoom, Live-Kommentarfunktionen
  • Praxis: Teilnehmer wählen Präsenz oder Video. Digitale Notizen und Abstimmungen ermöglichen gleichwertige Teilhabe.
  • Empfehlung: Einheitliche Ausstattung für hybride Sitzungen schaffen. Technische Assistenz sichern.
  • Tools: Otter.ai, MS Teams Transkription, ChatGPT-Zusammenfassungen
  • Praxis: Vollautomatische Mitschrift. KI filtert Tagesordnungspunkte, erstellt Vorschläge für Beschlussfassungen und generiert stichhaltige Zusammenfassungen.
  • Empfehlung: Transkriptionsdienste DSGVO-konform einsetzen; Protokollprüfung durch Menschen bleibt zwingend.
  • Tools: Trello, Planner, Automatische Reminder
  • Praxis: Nach Beschlussfassung entsteht automatisch eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Deadline. System erinnert bei Überschreitungen und liefert Statusberichte.
  • Empfehlung: Klar definierte Umsetzungsprozesse mit digitaler Nachverfolgung etablieren.
  • Tools: Freshdesk, Webformular, einfache Chatbots
  • Praxis: Anfragen aus der Fläche werden strukturiert erfasst, zugewiesen und priorisiert. Standardantworten liefert ein KI-basierter Helfer.
  • Empfehlung: Verbindliche Kommunikationskanäle einführen. Redundanzfreier Informationsfluss durch zentrale Anlaufstelle.
  • Tools: Notion, MS Lists, Excel mit Makros
  • Praxis: Jede Gemeinde bekommt einen digitalen Fahrplan mit Erinnerungsfunktion. Vorlagen und Fristen laufen zentral zusammen.
  • Empfehlung: Digitalisierung der Fristenverwaltung und Formularverteilung schrittweise ausbauen.

Das Arbeitsfeld Personalwesen ist einer der Bereiche mit dem höchsten unmittelbaren Digitalisierungsgrad innerhalb der kirchlichen Verwaltung. Die meisten Prozesse folgen klaren Regeln und sind formell strukturiert – ideale Voraussetzungen für digitale Abbildung und teilautomatisierte Bearbeitung. In der Realität sind jedoch viele Prozesse noch papierbasiert, dezentral organisiert oder stark abhängig von individueller Auslegung. Genau hier setzt die Optimierung an: durch Standardisierung, Prozessvereinfachung und Einsatz unterstützender Technologien.

Das Personalwesen ist durch seine Regelbasiertheit, Standardisierung und Datenabhängigkeit ein besonders KI-fähiger Bereich. Mit einem Digitalisierungsgrad von rund 90 % und einem Automatisierungspotenzial von bis zu 50 % bietet es enormes Entlastungspotenzial – ohne die personale Verantwortung zu verlieren. Gut gepflegte digitale Prozesse erlauben eine stärkere Konzentration auf das, was nicht delegierbar ist: Beziehung, Haltung und Entscheidung.

  • Tools: Digitale Rechtsdatenbanken, HR-Software mit Regelwerk-Hinterlegung, KI-basierte Dokumentenprüfung (z. B. DocuSense oder JuristischGPT)
  • Beispiel: Tarifliche Änderungen werden zentral erfasst, automatisch mit bestehenden Verträgen abgeglichen und ggf. Änderungsbedarf markiert.
  • Empfehlung: Aufbau eines digitalen Personalrechtsportals mit automatisierter Aktualisierung; Einsatz von KI zur Identifikation kritischer Klauseln in Verträgen.
  • Tools: E-Recruiting-Systeme (z. B. Haufe Bewerbermanagement, Softgarden), Videointerview-Plattformen, KI zur Vorauswahl (z. B. PitchYou)
  • Beispiel: Bewerbungen werden automatisch kategorisiert, vorgeprüft und als Matching-Rangliste aufbereitet. Vorstellungsgespräche finden digital statt.
  • Empfehlung: Einführung eines Bewerbermanagementsystems mit Schnittstelle zu Jobportalen; KI-Filter mit menschlicher Kontrolle koppeln.
  • Tools: Word-Vorlagen, KI-gestützte Textgeneratoren (z. B. ChatGPT oder Neuroflash), Multi-Posting-Tools
  • Beispiel: Die KI erstellt aus einem Kompetenzprofil automatisch eine geschlechtergerechte und motivierende Ausschreibung. Diese wird direkt auf mehreren Plattformen veröffentlicht.
  • Empfehlung: Standardisierte Textbausteine für Ausschreibungen entwickeln; Einsatz von KI zur Optimierung von Sprache und Tonalität.
  • Tools: Online-Terminbuchung, digitale Tests, Analyse-Tools für Persönlichkeitsprofile (z. B. Reflector Big Five, Talentcube)
  • Beispiel: Kandidat:innen absolvieren standardisierte Tests, deren Auswertung automatisiert erfolgt. Interviewleitfäden werden dynamisch erzeugt.
  • Empfehlung: Kombination aus strukturierter digitaler Vorauswahl und persönlicher Entscheidungsphase. Menschliche Urteilskraft bleibt essenziell.
  • Tools: Textbausteinsysteme, E-Signatur-Lösungen, KI-Editoren
  • Beispiel: Verträge werden aus Stammdaten generiert, geprüft und digital signiert. Absageschreiben werden automatisiert erstellt und versendet.
  • Empfehlung: Digitale Vertragsvorlagen pflegen; KI-gestützte Sprachprüfung zur wertschätzenden Kommunikation verwenden.
  • Tools: Digitale Personalakte (z. B. PERBILITY, LOGA), Workflow-Systeme, Robotic Process Automation (RPA)
  • Beispiel: Änderungen (z. B. Stundenumfang, Versetzung) werden digital beantragt und automatisch in die Personalakte übertragen.
  • Empfehlung: Prozesse vollständig digitalisieren und auf Wiedervorlage setzen; Standardabläufe über RPA abbilden.
  • Tools: HR-System mit Urlaubsmodul, Self-Service-Portal
  • Beispiel: Urlaubsanspruch wird auf Basis der Beschäftigungsdaten automatisch berechnet. Mitarbeitende beantragen Urlaub digital.
  • Empfehlung: Nutzung der HR-Funktionalität konsequent ausschöpfen. Einbindung in Self-Service spart HR-Zeit.
  • Tools: Abrechnungssysteme mit OCR (z. B. SAP Concur, HRworks), KI zur Belegauswertung
  • Beispiel: Reisekostenbelege werden per Foto-App eingereicht. Die KI erkennt Beträge, Daten und Zuordnung – die Erstattung wird automatisch vorbereitet.
  • Empfehlung: Digitalisierung der gesamten Reisekette – vom Antrag bis zur Erstattung.
  • Tools: Helpdesk-System, Intranet-FAQ, Chatbot
  • Beispiel: Häufige Fragen (z. B. Elternzeit, Teilzeitmodelle) werden über ein zentrales Beratungsportal beantwortet. Die KI ergänzt bei Standardthemen.
  • Empfehlung: Persönliche Beratung digital flankieren, nicht ersetzen. Digitale Wissensdatenbank regelmäßig aktualisieren.

Das Finanzwesen ist traditionell stark formalisiert, dokumentationspflichtig und zahlenbasiert. Gerade diese Struktur eröffnet ein besonders hohes Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial – auch in der Kirche. Viele Aufgaben sind regelgebunden, wiederkehrend und rechnergestützt durchführbar. Gleichzeitig gilt: Buchführung, Haushaltsplanung und Mittelverwendung berühren zentrale Vertrauens- und Steuerungsfunktionen. Deshalb ist Transparenz über jede KI-gestützte Entscheidung unerlässlich. Die technischen Möglichkeiten sind weit fortgeschritten – entscheidend ist ihr kontrollierter Einsatz.

Das kirchliche Finanzwesen kann bereits heute zu rund 95 % digitalisiert geführt werden. Die Automatisierung durch KI liegt bei etwa 30–40 % – insbesondere bei der Auswertung großer Datenmengen, der Überwachung von Abweichungen und der Standardisierung von Prozessen. Wichtig bleibt: KI ersetzt hier keine Revisionslogik, sondern unterstützt durch intelligente Vorschläge, Warnungen und Vereinfachung von Routineaufgaben.

  • Tools: Finanzsoftware (z. B. MACH, SAP für Kirchen), Excel-Modelle, Szenario-Tools
  • Beispiel: Kirchensteuerverteilungen erfolgen automatisiert nach einem fest hinterlegten Schlüssel. Haushaltspläne werden digital aufgestellt, geprüft und mit Vorjahren abgeglichen. KI kann Prognosen auf Basis der Mitgliederentwicklung erstellen.
  • Empfehlung: Nutzung vorhandener Planungsmodule konsequent ausbauen; digitale Vergleichsrechnungen mit Szenarien standardisieren.
  • Tools: ERP-Berichtssysteme, Vorlagen für Quartalsberichte, automatisierte Validierungsregeln
  • Beispiel: Monatsabschlüsse werden durch die Finanzsoftware vorstrukturiert. Abweichungen werden automatisch hervorgehoben. Berichte können aus den Daten generiert werden.
  • Empfehlung: Regelmäßige Monatsberichte in ein digitales Dashboard überführen. Automatische Soll/Ist-Abweichungsanalyse als Standardprozess definieren.
  • Tools: Anlagenbuchhaltung, Doppik-System, KI zur Prüfung von Plausibilitäten
  • Beispiel: Jahresabschlüsse werden digital aus den Buchungen erzeugt. Die KI erkennt ungewöhnliche Werte (z. B. doppelte Abschreibung, stark schwankende Kosten) und schlägt Prüfpunkte vor.
  • Empfehlung: Nutzung automatischer Prüfalgorithmen verstärken. KI nicht als Abschlussinstanz, sondern als Frühwarnsystem einsetzen.
  • Tools: Fördermittel-Datenbank, automatisierte Formulare, KI-unterstützte Textbausteine
  • Beispiel: Förderanträge werden über digitale Portale abgewickelt. Nachweise werden direkt aus den Finanzdaten generiert. Der Sachbericht kann von der KI mitformuliert werden.
  • Empfehlung: Aufbau eines digitalen Zuschussmanagements mit Fristenüberwachung. Textunterstützung durch KI für standardisierte Beschreibungen prüfen.
  • Tools: Buchhaltungssoftware mit OPOS-Modul, automatisierter Mahnlauf, OCR-Rechnungsverarbeitung
  • Beispiel: Zahlungseingänge und -ausgänge laufen digital über ein Banking-Interface. Belege werden automatisiert gelesen, kontiert und verbucht. Mahnungen werden zeitgesteuert generiert.
  • Empfehlung: OCR-basierte Belegerkennung konsequent nutzen. Prüfungssysteme für Mahnwesen automatisieren, aber menschlich begleiten.

• Tools: Liquiditätsplanung in Excel oder Planungssoftware, Zinsrechner, KI für Prognosen

• Beispiel: Das System erstellt eine rollierende Liquiditätsvorschau. KI analysiert Zahlungshistorien und weist auf mögliche Engpässe hin.

• Empfehlung: Verknüpfung von offenen Posten, Haushaltsdaten und Zahlungsterminen digital ermöglichen. KI-Prognosen als Orientierung, nicht als Automatismus verwenden.

  • Tools: BI-Tools (z. B. Power BI), Pivot-Tabellen, KI für Entwicklungstrends
  • Beispiel: Alle relevanten Kennzahlen (z. B. Rücklagen, Ausgabestruktur, Mittelverwendung) werden automatisiert aus den Finanzdaten gezogen. Die KI berechnet Trends und kann kritische Entwicklungen visualisieren.
  • Empfehlung: Integration aller Auswertungen in ein zentrales Dashboard. Vergleichbarkeit über Jahre schaffen – transparent und nachvollziehbar.

Die Verwaltung kirchlicher Liegenschaften umfasst Datenpflege, Wertermittlung, Vertragsmanagement, Wartungsplanung, strategische Entwicklung und rechtliche Verantwortung. Gerade durch die Vielzahl an Objekten, langen Laufzeiten und komplexen Nutzungskonstellationen ist eine saubere, digitale Struktur hier von besonderer Bedeutung. Gleichzeitig erschwert die große Bandbreite an Beteiligten – von Gemeindegremien bis zu technischen Dienstleistern – die Vereinheitlichung. Trotzdem zeigt die Erfahrung: Auch dieses Feld lässt sich sehr weit digitalisieren und punktuell intelligent automatisieren.

Die Liegenschaftsverwaltung kann zu ca. 85 % digitalisiert werden – mit klar strukturierten Datensätzen, automatisierter Fristenkontrolle und vollständiger digitaler Dokumentation. Die Automatisierung durch KI liegt bei 30–35 %, insbesondere bei der Datenpflege, Textauswertung und im strategischen Vergleich von Nutzungsszenarien. Gerade hier zeigt sich: Digitalisierung schafft Übersicht – und Übersicht ist der Anfang jeder strategischen Entscheidung.

  • Tools: CAFM-Systeme (z. B. IMSWARE, Speedikon), GIS-Karten, Excel für Wertfortschreibung
  • Beispiel: Alle Flurstücke und Gebäude werden zentral erfasst. Wertanpassungen (z. B. Inflationsberechnung, NHK-Methode) werden rechnergestützt vorgeschlagen. KI identifiziert fehlende oder widersprüchliche Angaben.
  • Empfehlung: Einheitliches CAFM-System für alle Gebäude einführen; KI-basierte Prüfmodule nutzen, um Datenqualität hochzuhalten.
  • Tools: Vertragsmanagement-Software, Fristenverwaltung, automatische Indexberechnung
  • Beispiel: Laufzeiten, Kündigungstermine und Zinsanpassungen werden automatisch überwacht. Die Software erzeugt rechtzeitig Erinnerung und Vertragsvorschläge. KI kann Passagen in Verträgen markieren, die vom Standard abweichen.
  • Empfehlung: Alle Verträge digitalisieren und mit Meta-Daten versehen; standardisierte Vertragsprüfung durch KI entlastet juristische Fachkräfte.
  • Tools: Wartungsplaner, Ticket-System für Störungsmeldungen, QR-Codes auf Anlagen
  • Beispiel: Wiederkehrende Wartungstermine (z. B. Aufzug, Heizung) werden automatisch geplant. QR-Codes führen zum digitalen Prüfbuch. KI erkennt bei vielen Störungen Zusammenhänge (z. B. bei Serienproblemen).
  • Empfehlung: Wartungspflichten vollständig digital abbilden und durch automatische Erinnerungen absichern. Dokumentation digital führen.
  • Tools: Excel-basierte Szenarien, Planungssoftware, GIS-Kartierung, KI-Simulationen (Nutzungstrends)
  • Beispiel: Auslastung, Instandhaltungskosten und Nutzungsdaten werden digital zusammengeführt. KI erstellt Szenarien: z. B. was bedeutet eine Zusammenlegung zweier Gemeindezentren für die Instandhaltungskosten?
  • Empfehlung: Szenarien simulationsgestützt durchspielen; strategische Flächenplanung mit Standortdaten verknüpfen.
  • Tools: Digitale Grundstücksakten, Grundbuchauszug-Parser, Terminüberwachung
  • Beispiel: Alle Dienstbarkeiten (z. B. Wegerechte, Leitungen) werden digital dokumentiert. KI liest gescannte Grundbuchauszüge aus und überträgt Inhalte in strukturierte Felder.
  • Empfehlung: vollständige Digitalisierung der Flurstücksverwaltung; strukturierte Ablage nach Eigentum, Nutzung, Lasten.
  • Tools: Projektsteuerungstools (z. B. MS Project, Trello), digitale Leistungsverzeichnisse, automatische Bauzeitenpläne
  • Beispiel: Baufortschritt, Rechnungsprüfung und Freigaben werden im System dokumentiert. KI kann Angebotspreise vergleichen und warnt bei Auffälligkeiten.
  • Empfehlung: Projektsteuerung digital bündeln, Kommunikation mit Architekten und Fachfirmen standardisieren.

Digitalisierung: 80 % – KI: 20 %

  • Tools: Versicherungsdatenbank, E-Mail-Benachrichtigung, Foto-Dokumentation via App
  • Beispiel: Versicherungsfristen und Vertragsänderungen werden digital überwacht. Schadenmeldungen per Smartphone (inkl. Foto) lösen Workflow aus. KI erkennt wiederkehrende Schadenursachen.
  • Empfehlung: vollständige Digitalisierung aller Versicherungsverträge und -fälle. Schadenanalyse regelmäßig auswerten.

Die Führung kirchlicher Bücher ist ein zentrales Element der Identität evangelischer Verwaltung: Sie berührt Mitgliedschaft, Kasualien und die Verbindung zwischen Mensch und Kirche. Die Digitalisierung in diesem Bereich ist in vielen Landeskirchen bereits weit vorangeschritten – etwa durch zentrale Meldewesensysteme und elektronische Kirchenbücher. Gleichwohl gibt es im Detail noch große Unterschiede bei Medienbrüchen, Bearbeitungsstandards und der Verarbeitung historischer Daten. KI spielt eine unterstützende Rolle – vor allem in der Datenbereinigung, Prognostik und Erschließung alter Bestände.

Die Verwaltung von Mitgliedsdaten und Kasualien ist heute bereits zu rund 90 % digitalisierbar – je nach Umsetzung der Schnittstellen und Softwarepflege. Die Automatisierung durch KI liegt in diesem sensiblen Bereich bei 15–25 %, hauptsächlich in der Datenbereinigung, Strukturprüfung und historischen Textauswertung. Prozesse wie Beratung, Seelsorgeanbindung oder Kontextdeutung bleiben bewusst menschlich – und das ist gut so.

  • Tools: Zentrales Meldewesen (z. B. Mewis NT), Web-Supportsystem, digitale Schulungsplattformen
  • Beispiel: Mitarbeitende in Gemeinden erhalten Zugriff auf ein Supportportal mit Handbüchern, Video-Tutorials und Online-Schulungen. Fragen werden über ein Ticketsystem gebündelt. KI kann häufige Fragen beantworten.
  • Empfehlung: Zentrale Hilfestrukturen digital bereitstellen; KI als Ersthelfer für Standardanfragen nutzen (z. B. zur Taufbescheinigung).
  • Tools: Import-Schnittstellen, Plausibilitätsprüfung, KI zur Dublettenerkennung
  • Beispiel: Daten aus staatlichen Melderegistern oder Gemeinde-Eingaben werden automatisch verarbeitet. KI erkennt unplausible Einträge (z. B. Taufdatum vor Geburtsdatum) oder doppelte Personenanlagen.
  • Empfehlung: Datenqualität durch automatisierte Prüfmechanismen absichern; KI einsetzen, um fehlerhafte oder inkonsistente Datensätze sichtbar zu machen.
  • Tools: Statistikmodule im Meldewesen, Pivot-Berichte, Prognosefunktionen
  • Beispiel: Zahlen zu Taufen, Trauungen und Kirchenaustritten werden automatisch aus der Datenbank generiert. KI kann auf Basis von Trends z. B. den erwartbaren Rückgang oder regionale Verschiebungen prognostizieren.
  • Empfehlung: Standardisierte Jahresberichte automatisieren, optionale KI-Trendanalyse zur langfristigen Entwicklung nutzen.
  • Tools: Elektronisches Kirchenbuchsystem, strukturierte Erfassungsformulare
  • Beispiel: Taufen, Konfirmationen und Sterbefälle werden elektronisch erfasst. Schnittstellen zur staatlichen Meldebehörde ermöglichen Zu- und Wegzugsmeldungen. KI spielt hier kaum eine Rolle – außer bei der Prüfung von Feldinhalten.
  • Empfehlung: Alle Kasualien durch einheitliche Eingabemasken digitalisieren; Redundanz zwischen Pfarramt und Verwaltung abbauen.
  • Tools: Urkundendruck mit Datenverknüpfung, Serienbrief-Funktion
  • Beispiel: Tauf-, Konfirmations- oder Patenbescheinigungen werden automatisch mit den hinterlegten Daten erstellt und digital archiviert. Bei Anfragen (z. B. Ahnenforschung) kann die KI in digitalisierten Altbeständen nach Namen und Verknüpfungen suchen.
  • Empfehlung: Prozesse zur Urkundenerstellung vollständig digitalisieren; bei historischen Beständen KI-Texterkennung einsetzen (z. B. Frakturschrift-Transkription bei Kirchenbucharchiven).
  • Tools: Schnittstellen zur staatlichen Meldebehörde, Formularsysteme
  • Beispiel: Austritte werden automatisch übermittelt und digital verbucht. Eintritte werden über ein digitales Portal erfasst und überführt. Die Bestätigung erfolgt als automatisch erstelltes Schreiben.
  • Empfehlung: Alle Eintritts- und Austrittsprozesse über digitale Workflows abbilden; doppelte Datenerfassung vermeiden.

Friedhöfe sind öffentliche Räume mit hoher emotionaler, kultureller und rechtlicher Bedeutung. Gleichzeitig sind sie Verwaltungsobjekte mit Verträgen, Gebühren, Pflegeplänen, Fristen und Statistiken. Die Herausforderung liegt darin, einerseits eine pietätvolle Praxis aufrechtzuerhalten und andererseits wirtschaftlich tragfähige Strukturen zu sichern. Die Digitalisierung in der Friedhofsverwaltung bietet dafür längst geeignete Mittel. Vieles, was heute noch auf Papier erfolgt, lässt sich transparent, standardisiert und entlastend digital gestalten. KI-Technologien bieten punktuell Unterstützung – vor allem bei Prognosen, Wiederholungsabläufen und statistischer Auswertung.

Die Friedhofsverwaltung kann heute zu ca. 85 % digitalisiert werden. Vieles, was jahrzehntelang analog ablief – Grabkarten, Fristen, Bestattungsplanung – lässt sich übersichtlich, zeitsparend und transparent digital führen. Die Automatisierung durch KI liegt bei 25–30 %, insbesondere bei Terminoptimierung, Fristenüberwachung und Datenanalyse. Wichtig ist dabei eine sensible und verantwortungsvolle Kommunikation – nicht alles darf effizient sein. Doch vieles darf endlich einfacher werden.

  • Tools: Textverarbeitung mit Versionierung, Kalkulationstabellen, Demografie-Datenbanken
  • Beispiel: Gebühren werden nach digitaler Vollkostenkalkulation angepasst. KI simuliert z. B. den Einfluss steigender Urnenbestattungen auf Flächenbedarf und Einnahmen.
  • Empfehlung: Satzungen vollständig digital pflegen; strategische Planung durch Szenario-Rechnungen unterstützen.
  • Tools: Friedhofsverwaltungssoftware (z. B. HADES, PlotBox), digitale Grabkarten, Laufzeitüberwachung
  • Beispiel: Jedes Grab ist digital erfasst, mit Laufzeit, Nutzungsberechtigten und Lageplan. Das System erinnert an Ablaufdaten und mögliche Neuvergabe. KI kann abgelaufene Ruhezeiten erkennen und betroffene Grabreihen strategisch zur Umnutzung vorschlagen.
  • Empfehlung: Digitale Erfassung aller Grabstellen zur Pflicht machen; Fristen automatisch verfolgen lassen.
  • Tools: Kalender mit Ressourcenplanung, digitale Formulare, Online-Terminbuchung
  • Beispiel: Trauerfeiern, Grabnutzungen und Totengräberdienste werden zentral koordiniert. KI kann Pufferzeiten zwischen Feiern vorschlagen, um Überschneidungen zu vermeiden.
  • Empfehlung: Zentrale digitale Terminkoordination mit allen Beteiligten (Pfarramt, Bestatter, Friedhofsteam) aufbauen.
  • Tools: Gebührenabrechnungssoftware, Serienbrieffunktion, Workflow-Tool
  • Beispiel: Gebührenbescheide werden automatisch erzeugt, gedruckt oder per E-Mail verschickt. Widersprüche und Erlasse werden über digitale Workflows dokumentiert. KI erkennt z. B. wiederkehrende Nachlassprobleme.
  • Empfehlung: Abrechnungsprozesse automatisieren; Gebührenkalkulation und Satzung verknüpfen.
  • Tools: Online-Meldesysteme, DMS für Bilddokumentation, Ticket-System
  • Beispiel: Angehörige melden Missstände (z. B. ungepflegte Gräber) per Online-Formular und Foto. Die Verwaltung dokumentiert die Bearbeitung digital. KI kann Bilder nach Kategorien sortieren (Pflegeverstoß, Sicherheitsrisiko etc.).
  • Empfehlung: Einführung eines digitalen Meldesystems; Vorfälle systematisch auswerten.
  • Tools: Auswertungsmodule, BI-Dashboards, Excel mit KI-Prognosefunktionen
  • Beispiel: Kostenstruktur, Grabarten, Auslastung und Deckungsgrade werden regelmäßig ausgewertet. KI erkennt Entwicklungen, z. B. ein Absinken der Wahlgrab-Nachfrage oder steigende Pflegekosten pro Fläche.
  • Empfehlung: Monitoring als feste Aufgabe etablieren; Ergebnisse regelmäßig für Gremien digital aufbereiten.


Die Verwaltung evangelischer Kindertageseinrichtungen ist in den letzten Jahren stark gewachsen – organisatorisch, rechtlich und finanziell. Trägerstrukturen, Förderlogik, Personaleinsatz und Elternkommunikation sind deutlich komplexer als noch vor zehn Jahren. Gleichzeitig bietet dieser Bereich hervorragende Bedingungen für eine prozessorientierte Digitalisierung: Wiederkehrende Vorgänge, hohe Datenlast, klare Fristen und Berichtspflichten lassen sich mit moderner Software gut steuern. KI kann dort unterstützen, wo große Datenmengen auszuwerten oder standardisierte Texte zu erstellen sind.

Die KiTa-Verwaltung kann heute mit wenig zusätzlichem Aufwand zu ca. 90 % digitalisiert betrieben werden. Viele Prozesse sind standardisiert, regelmäßig und datenbasiert – ideale Voraussetzungen. Die Automatisierung durch KI liegt bei 30–40 %, vor allem in der Personalplanung, Berichtserstellung und Elternkommunikation. Der Kontakt mit Kindern bleibt analog – aber die Verwaltung dahinter muss es längst nicht mehr sein.

  • Tools: KiTa-Verwaltungssoftware (z. B. Kivan, Little Bird), zentrale Anmeldeportale, Wartelistenautomatisierung
  • Beispiel: Eltern registrieren sich online; das System erfasst Prioritäten, Wohnort und Geschwisterkinder. KI kann faire Verteilvorschläge machen, z. B. anhand sozialer Kriterien oder Auslastung.
  • Empfehlung: Platzvergabe vollständig digitalisieren; regelbasierte Vergabe mit KI-Optimierung für komplexe Fälle einsetzen.
  • Tools: Dienstplan-Software (z. B. Dienstag, P&I LOGA), Abwesenheitsmanagement, automatische Vertretungsplanung
  • Beispiel: Mitarbeitende melden Urlaub digital. Das System erkennt Engpässe, schlägt Vertretungen vor und erstellt rechtskonforme Schichtpläne. KI lernt aus Ausfällen und optimiert mit der Zeit die Personaleinsatzplanung.
  • Empfehlung: Automatisierte Dienstpläne mit Ausnahmebehandlung einführen. Transparenz für Teams erhöhen, manuelle Abstimmung reduzieren.
  • Tools: Fördermittelverwaltung, digitaler Nachweisprozess, Textvorlagen für Sachberichte
  • Beispiel: Das System erkennt Stichtage, erstellt die erforderlichen Tabellen und schlägt einen Sachbericht-Entwurf auf Basis der gebuchten Maßnahmen vor. KI hilft beim sprachlichen Feinschliff.
  • Empfehlung: Dokumentationspflichten zentral bündeln; KI-gestützte Textassistenten für Verwendungsnachweise nutzen.
  • Tools: Gebührenabrechnungssystem, Bankeinzug, Serienbrief-Funktion
  • Beispiel: Beiträge werden automatisiert berechnet, basierend auf Einkommen, Buchungszeit und Geschwisterbonus. Bescheide und Mahnungen werden rechtzeitig erzeugt. KI kann prüfen, ob bestimmte Kombinationen auffällig sind (z. B. fehlende Angaben).
  • Empfehlung: Gebührenverwaltung automatisieren; Schnittstelle zu Wohngeld-, Sozialhilfebescheiden implementieren.
  • Tools: Eltern-App, Messenger-Dienste, Online-Formulare, E-Mail-Automation
  • Beispiel: Eltern erhalten automatisch Informationen zu Terminen, Schließtagen oder Formularen. Standardantworten (z. B. „Wo ist die Anmeldung?“) werden automatisiert durch KI beantwortet.
  • Empfehlung: Automatisierte Informationskette für Eltern etablieren; sensiblen Kontakt natürlich belassen.
  • Tools: Qualitätsmanagementsysteme, Feedbacktools, KI für Textauswertung
  • Beispiel: Rückmeldungen aus Elternbefragungen werden automatisch ausgewertet, grafisch dargestellt und als Grundlage für Jahresberichte genutzt. Die KI strukturiert Kommentare thematisch.
  • Empfehlung: Digitale Evaluation standardisieren; KI-gestützte Auswertung spart Zeit und erhöht Aussagekraft.

IT-Bereiche sind – zumindest in der Theorie – prädestiniert für hohe Automatisierung. In der Praxis zeigt sich: Während viele Infrastruktur- und Serviceprozesse bereits digital laufen, sind Support, individuelle Anpassungen und Systempflege häufig noch stark von einzelnen Personen abhängig. Dabei entstehen Engpässe, Reibungsverluste und Medienbrüche – besonders in föderalen Strukturen. Eine moderne, digital vernetzte IT-Stelle agiert heute nicht nur als Reparaturbetrieb, sondern als strategische Enablerin. KI kann dabei sowohl intern (z. B. im Ticketsystem) als auch für Endnutzende wertvolle Dienste leisten.

IT ist nicht nur das Werkzeug, sondern der Schlüssel zur digitalen Verwaltung. Die Infrastruktur lässt sich heute zu ca. 90 % digitalisiert steuern. Die Automatisierung durch KI liegt bei etwa 30–35 % – vor allem im Support, Monitoring und Sicherheitsbereich. Besonders wichtig: Die Rolle des IT-Bereichs verändert sich – von der Feuerwehr zur vernetzten Gestalterin digitaler Prozesse. Mit klaren Rollen, automatisierten Standards und strategischer Steuerung wird sie zum Taktgeber der Transformation.

Tools: Ticket-Systeme (z. B. Zammad, Freshdesk), Chatbot, Wissensdatenbank

• Beispiel: Mitarbeitende melden Störungen über ein Formular oder einen Chatbot. Die KI prüft bekannte Fehlerbilder und schlägt erste Lösungen vor. Bei typischen Problemen (z. B. Drucker offline) erfolgt die Lösung automatisiert.

• Empfehlung: First-Level-Support digitalisieren und mit KI kombinieren; menschlicher Support für Eskalationen bleibt essenziell.

  • Tools: Active Directory, Rollenmanagement, Automatisierung per Skript
  • Beispiel: Neue Mitarbeitende erhalten automatisch die zu ihrer Rolle passenden Rechte. Bei Positionswechseln wird das Rollenprofil angepasst. KI erkennt z. B. widersprüchliche Berechtigungen.
  • Empfehlung: Standardrollen definieren und automatisiert zuweisen; Prüfung auf unlogische Kombinationen automatisieren.
  • Tools: MDM-Systeme (z. B. Jamf, Intune), digitale Inventarlisten, Statusüberwachung
  • Beispiel: Geräte melden automatisch ihren Zustand. Das System erkennt veraltete Software, zu geringe Speicherkapazität oder Sicherheitslücken. KI kann Prioritäten setzen, welche Systeme zuerst aktualisiert werden müssen.
  • Empfehlung: Geräteverwaltung vollständig zentralisieren; KI zur Systemzustandsanalyse verwenden.
  • Tools: Lernplattform (z. B. Moodle, LMS365), Empfehlungssysteme, Video-Tutorials
  • Beispiel: Die Plattform schlägt je nach Rolle und Nutzung passende Schulungen vor (z. B. Excel-Kurs für Sachbearbeitung). KI analysiert typische Nutzerfehler und empfiehlt Inhalte.
  • Empfehlung: Schulungsbedarf datenbasiert erheben und KI-gestützt personalisieren; Tutorials regelmäßig aktualisieren.
  • Tools: Monitoring-Software (z. B. PRTG, Nagios), Logfile-Analyse, Anomalieerkennung
  • Beispiel: Die Systeme überwachen Zugriffe, Datenströme und Systemlast. Die KI erkennt Auffälligkeiten (z. B. ungewöhnliche Login-Zeiten) und kann automatische Warnungen auslösen.
  • Empfehlung: Sicherheitsüberwachung auf KI-gestützte Mustererkennung umstellen; automatisierte Eskalationspfade etablieren.
  • Tools: Konfigurationsdatenbanken, Low-Code-Plattformen, Versionsmanagement
  • Beispiel: Bei Updates prüft die KI, ob Funktionen entfallen oder Nutzer betroffen sind. Rollouts werden auf Testgruppen abgestimmt. Feedback wird automatisiert ausgewertet.
  • Empfehlung: Veränderungen proaktiv kommunizieren und dokumentieren; Konfiguration mit KI-Simulationen validieren.

Zentrale Dienste bündeln viele klassische Verwaltungsaufgaben im Hintergrund: Postein- und -ausgang, Raummanagement, Archivpflege, Einkauf, interne Bestellungen, Fuhrparkverwaltung u. v. m. Was sie eint: hohe Wiederholungsrate, klar definierte Abläufe, häufig analoge Medienbrüche. Gerade hier liegen Chancen zur Entlastung durch strukturierte Digitalisierung – und punktuell auch durch KI. Der Einsatz lohnt sich vor allem dort, wo Prozesse regelbasiert und stark formgebunden sind.

Zentrale Dienste lassen sich heute zu rund 85 % digitalisieren – oft durch einfache, aber effektive Tools. Die Automatisierung durch KI liegt bei ca. 25–30 %, vor allem in der Verarbeitung von Formularen, der Auswertung von Verbrauchsdaten und der Organisation von Abläufen. Wer hier klug digitalisiert, schafft den anderen Organisationseinheiten den Rücken frei – leise, aber wirkungsvoll.

  • Tools: Dokumentenmanagementsysteme (DMS), OCR-Erkennung, digitale Umläufe
  • Beispiel: Eingehende Briefe werden gescannt, per OCR erfasst und automatisch der zuständigen Organisationseinheit zugewiesen. Die KI erkennt z. B. Eingangsrechnungen, Fristsetzungen oder Widersprüche.
  • Empfehlung: Eingangspost vollständig digitalisieren; KI zur automatisierten Kategorisierung und Weiterleitung nutzen.
  • Tools: Serienbrief-Funktion, zentrale Versandstellen, E-Post, E-Rechnung
  • Beispiel: Bescheide, Infoschreiben und Terminserien werden zentral erstellt, automatisch personalisiert und elektronisch versendet. Die KI prüft z. B. Plausibilität oder Gendergerechtheit der Texte.
  • Empfehlung: Ausgangspost zentralisieren; Textbausteine durch KI prüfen und optimieren lassen.
  • Tools: Raumbelegungspläne, Online-Buchungssysteme, Kalenderverknüpfung
  • Beispiel: Räume können online gebucht werden, inklusive Ausstattung. Die KI erkennt Doppelbuchungen, schlägt Alternativen vor und plant Pufferzeiten automatisch.
  • Empfehlung: Digitale Raumbuchung als Standard etablieren; Ressourcen intelligent verknüpfen.
  • Tools: Warenwirtschaftssysteme, Bestellformulare, Verbrauchsstatistik
  • Beispiel: Büromaterial wird zentral bestellt. Das System erkennt regelmäßig wiederkehrende Bedarfe und bestellt automatisch nach. KI prognostiziert Engpässe.
  • Empfehlung: Bedarfe aggregieren und automatisiert abwickeln; Budgetkontrolle integrieren.
  • Tools: Elektronisches Archiv (z. B. d.velop, SAPERION), Verschlagwortung, KI zur Textklassifikation
  • Beispiel: Dokumente werden automatisch archiviert und verschlagwortet. KI erkennt z. B. Vertragsarten oder Zuständigkeiten, selbst wenn die Metadaten fehlen.
  • Empfehlung: Historische Akten digitalisieren; KI zur automatisierten Kategorisierung einsetzen.
  • Tools: Fuhrparkmanagementsoftware, digitale Fahrtenbücher, Telematikdaten
  • Beispiel: Fahrzeuge werden digital verwaltet – inkl. Tankbelegen, TÜV-Terminen und Fahrtenbuch. KI analysiert Nutzungsmuster und schlägt effizientere Fahrzeugverteilung vor.
  • Empfehlung: Fahrtenbuch digital führen; Auswertung durch KI zur Optimierung von Auslastung und Nachhaltigkeit nutzen.
  • Tools: Ticket-Systeme, Wartungspläne, Sensorik
  • Beispiel: Defekte werden digital gemeldet, Aufträge automatisch erstellt. Sensoren melden Temperaturabweichungen oder Zugangsprobleme. KI kann Prioritäten ableiten.
  • Empfehlung: Wartungspflichten digital erfassen; automatisierte Meldeketten einführen.

Leitung und Steuerung sind Herz und Hirn kirchlicher Verwaltung. Hier laufen Informationen zusammen, werden Prioritäten gesetzt, Konflikte moderiert, Veränderungen angestoßen und Ressourcen verantwortet. Digitale Werkzeuge können dabei Transparenz, Übersicht und Tempo erhöhen – doch sie ersetzen keine Entscheidung. KI kann analysieren, ordnen, visualisieren und simulieren, aber niemals Verantwortung übernehmen. Dieses Feld verlangt also nach einem besonders bewussten und reflektierten Umgang mit technischen Möglichkeiten.

Im Bereich Leitung und Steuerung geht es nicht darum, Entscheidungen zu delegieren – sondern sie besser vorzubereiten. Die Digitalisierung ist zu ca. 80 % möglich, wenn Werkzeuge strukturiert eingesetzt werden. Die Automatisierung durch KI liegt bei 25–30 %, insbesondere in der Analyse, Aufbereitung und Visualisierung komplexer Datenlagen. Entscheidend bleibt: Digitale Systeme können Denkprozesse unterstützen – aber Haltung, Werte und Richtung müssen weiterhin von Menschen kommen.

  • Tools: Strategietools (z. B. OKR-Software), digitale Beteiligungsformate, SWOT-Analysen
  • Beispiel: Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen werden digital geplant, rückgekoppelt und in Echtzeit verfolgt. KI kann z. B. strategische Lücken identifizieren oder aus früheren Projekten Erfolgsfaktoren ableiten.
  • Empfehlung: Strategiearbeit systematisch dokumentieren; digitale Tools zur Beteiligung und Fortschrittsmessung nutzen.
  • Tools: BI-Systeme (z. B. Power BI, Qlik Sense), Datenbanken, Excel-Dashboards
  • Beispiel: Finanz-, Personal- und Nutzungsdaten werden gebündelt visualisiert. KI erkennt Ausreißer oder Trends und schlägt Warnstufen oder Steuerungsimpulse vor.
  • Empfehlung: Indikatoren digital erfassen, dashboards standardisieren; KI zur Trendanalyse einsetzen, nicht zur Interpretation.
  • Tools: Projektmanagement-Software (z. B. Asana, MS Project, MeisterTask, Notion), Kanban-Boards, Gantt-Diagramme
  • Beispiel: Projekte werden mit Zielen, Meilensteinen und Verantwortlichen digital strukturiert. Die KI erkennt z. B. Ressourcenengpässe, Terminrisiken oder doppelte Aufgabenzuweisung.
  • Empfehlung: Projektstruktur konsequent digital abbilden; Lessons Learned mit KI systematisieren.
  • Tools: Textbausteinsysteme, Berichtsgeneratoren, Sitzungsvorbereitungstools
  • Beispiel: Gremienunterlagen werden auf Knopfdruck erstellt. Aus verschiedenen Quellen (Finanz, Personal, Fachabteilung) werden Informationen automatisch konsolidiert. KI kann Entwürfe sprachlich überarbeiten.
  • Empfehlung: Textarbeit systematisieren; Entscheidungsunterlagen modular aufbauen und mit KI verfeinern.
  • Tools: Videokonferenzen, Führungstagebücher, Feedback-Tools
  • Beispiel: Mitarbeitergespräche werden digital vorbereitet, strukturiert dokumentiert und über Ziele mitgeführt. KI kann Kommunikationsmuster analysieren (z. B. Beteiligungshäufigkeit in Meetings).
  • Empfehlung: Digitale Führungsinstrumente als Unterstützung etablieren, aber nicht als Ersatz persönlicher Präsenz.
  • Tools: Risiko-Matrix, Frühwarnsysteme, Dokumentationspflicht-Tracker
  • Beispiel: Risiken werden digital erfasst, bewertet und mit Maßnahmen hinterlegt. KI identifiziert Muster (z. B. wiederkehrende Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen).
  • Empfehlung: Risiken konsequent digital dokumentieren; KI zur Auswertung komplexer Abhängigkeiten nutzen.

Die Bewertung folgt meiner digitalen Fokussierung und nutzt ein abgestuftes Modell:

  • Digitalisierungsgrad bezeichnet, wie weit eine Aufgabe durch technische Systeme digitalisiert (also papierlos, ortsunabhängig, automatisiert ausführbar) werden kann.
  • Automatisierungsgrad durch KI beschreibt, in welchem Umfang Aufgaben durch künstliche Intelligenz nicht nur digital unterstützt, sondern inhaltlich (teilweise) übernommen oder beschleunigt werden können.
  • Active Directory: Verzeichnisdienst zur Benutzer- und Rechteverwaltung in Netzwerken.
  • Asana: Projektmanagementsoftware mit Fokus auf Teamkommunikation und Aufgabenverfolgung.
  • ChatGPT: KI-gestützter Textassistent zur Textgenerierung, Formulierungshilfe und Analyse.
  • Claude: Alternativer KI-Textassistent, entwickelt von Anthropic – besonders auf Sicherheit und Kontextverständnis ausgelegt.
  • Confluence: Wissensdatenbank-Tool zur strukturierten Dokumentation und Zusammenarbeit in Teams.
  • Dienstag: Dienstplanungssoftware speziell für soziale Einrichtungen wie KiTas oder Pflegeheime.
  • d.velop: Plattform für digitales Dokumentenmanagement, elektronische Akten und rechtssichere Archivierung.
  • Excel: Tabellenkalkulation zur Datenverarbeitung, Analyse und Automatisierung (inkl. Makros und Pivot).
  • Freshdesk: Ticket-basiertes System für Support, Kommunikation und interne Anfragenverwaltung.
  • HADES: Spezialisierte Friedhofsverwaltungssoftware zur Grabstellenverwaltung und Dokumentation.
  • HRworks: Tool für Personalmanagement inkl. Reisekostenabrechnung und digitale Zeiterfassung.
  • Intune: Microsoft-Dienst zur Verwaltung und Absicherung mobiler Geräte in Organisationen.
  • ITune (P&I LOGA): Personalverwaltungs- und Abrechnungssoftware, u. a. für den Einsatz in sozialen Trägerstrukturen.
  • Jamf: Apple-spezifische MDM-Lösung zur zentralen Steuerung und Sicherheit von macOS- und iOS-Geräten.
  • Kivan: Verwaltungssoftware für KiTa-Platzvergabe, Elternkommunikation und Ressourcenplanung.
  • Little Bird: Online-Plattform zur Anmeldung, Vergabe und Koordination von KiTa-Plätzen.
  • LMS365: Lernmanagementsystem speziell für Microsoft-365-Umgebungen.
  • LOGA (P&I): Siehe oben bei ITune – Personal- und Abrechnungssystem.
  • MACH: Finanzsoftwarelösung für öffentliche Verwaltung und kirchliche Haushaltsplanung.
  • Make.com: No-Code-Plattform zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Systemverknüpfungen.
  • MeisterTask: Visuelles Aufgabenmanagement mit Kanban-Boards, ideal für Teams und strukturierte Prozesse.
  • Microsoft Lists: Tool zur strukturierten Erfassung und Verwaltung von Aufgaben, Prozessen und Status.
  • Microsoft Planner: Leichtgewichtiges Tool zur Aufgabenplanung im Team (Kanban-Logik).
  • MS Teams: Plattform für Chat, Video, Dateiablage und gemeinsame Arbeitsräume.
  • Moodle: Weit verbreitete Open-Source-Lernplattform für digitale Kurse und Schulungsangebote.
  • Mistral: Schnelle, leistungsstarke Open-Source-KI für Textanalyse und Assistenzaufgaben.
  • Notion: Flexibles Tool für Notizen, Projektpläne, Wissensmanagement und Datenbanken.
  • Otter.ai: Tool zur automatisierten Transkription von Meetings und Sprachaufzeichnungen.
  • PlotBox: Friedhofs- und Bestattungsmanagement mit digitaler Kartierung und Dokumentation.
  • Power Automate: Microsoft-Plattform zur Automatisierung von Arbeitsprozessen ohne Programmierung.
  • Power BI: Visualisierungstool zur Datenanalyse, Dashboard-Erstellung und KPI-Tracking.
  • PRTG: Netzwerküberwachungstool zur Analyse von Auslastung, Erreichbarkeit und Fehlern.
  • Qlik Sense / Qlik: Interaktive Business-Intelligence-Plattform für Datenanalysen und Visualisierungen.
  • SAPERION: Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung für strukturierte Datenablage.
  • Softgarden: E-Recruiting- und Bewerbermanagementplattform für die gesamte Bewerberkommunikation.
  • Things3: Persönlicher Aufgabenplaner für macOS/iOS mit Fokus auf Klarheit und Tagesstruktur.
  • Trello: Kanban-basiertes Organisationstool zur visuellen Aufgabenverwaltung.
  • Zammad: Open-Source-Ticketsystem zur internen und externen Supportkommunikation.

Diese Promptbibliothek für den Bereich kirchliche Verwaltung ist sofort einsetzbar. Ihr volles Potenzial entfaltet sie, wenn Referenzunterlagen wie Haushaltsplan, Friedhofsgebührenordnung, Kitasatzung, Referenzprotokolle oder Organigramme als jeweilige Anlage zum Prompt im LLM der Wahl angefügt werden. Sie ist als Einladung gedacht, gemeinsam auszuprobieren, zu erweitern und lebendig zu halten.

Du bist eine erfahrene Verwaltungsfachkraft im kirchlichen Verwaltungsamt. Im Kontext der kirchlichen Gremienarbeit bereitest du eine Sitzung des Presbyteriums (Leitungsorgan der Kirchengemeinde) vor. Erstelle eine übersichtliche Tagesordnung in Tabellenform mit Spalten für Uhrzeit, Tagesordnungspunkt und Verantwortliche, in einem professionellen und klaren Stil.
Du bist eine erfahrene Verwaltungsfachkraft im kirchlichen Verwaltungsamt und koordinierst die Presbyteriumswahlen (Wahl des Kirchengemeinderats) für mehrere Gemeinden. Lege einen Zeitplan mit allen wichtigen Schritten an (inkl. Ankündigung der Wahl, Fristen für Kandidatenaufstellung, Vorbereitung der Wahlunterlagen, Durchführung der Wahl und Bekanntgabe der Ergebnisse). Stelle die Aufgaben als chronologisch gegliederte Liste dar und achte darauf, dass alle formalen Anforderungen und Fristen berücksichtigt werden.
Du bist Verwaltungskoordinator/in im Kirchenkreisamt und vermittelst zwischen Verwaltung und Gemeindegremien. Nach einer Sitzung des Leitungsgremiums sollst du alle gefassten Beschlüsse und daraus resultierenden Aufgaben zusammenstellen. Formuliere eine klare Liste aller Beschlüsse mit jeweils kurzer Beschreibung der Aufgabe, verantwortlicher Person und Frist. Der Ton soll sachlich und präzise sein, damit die Gremienmitglieder die nächsten Schritte einfach nachvollziehen können.
Du bist Personalreferent/in im kirchlichen Verwaltungsdienst. Du verfasst gerade eine Stellenausschreibung für die Position Verwaltungsfachkraft im Gemeindebüro. Formuliere eine professionelle Stellenanzeige mit einer kurzen Vorstellung der Einrichtung, einer Auflistung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, den gewünschten Qualifikationen sowie den gebotenen Vorteilen der Stelle. Der Ton soll sachlich, ansprechend und dem Stil eines kirchlichen Arbeitgebers entsprechen.
Du bist Personalsachbearbeiter/in im Kirchenkreis und musst einem Bewerber absagen. Verfasse ein höfliches und wertschätzendes Absageschreiben für einen Bewerber auf eine ausgeschriebene Stelle. Bedanke dich für das gezeigte Interesse, erteile eine sachliche Absage mit kurzem Grund (z.B. es wurde ein anderer Kandidat ausgewählt) und wünsche der Person für die Zukunft alles Gute. Der Brief soll professionell und zugleich empathisch klingen.
Du bist Personalreferent/in in einem kirchlichen Verwaltungsamt und bereitest den ersten Arbeitstag einer neuen Mitarbeiterin vor. Erstelle eine Onboarding-Checkliste, die alle wichtigen Schritte aufführt: von der Vertragsunterzeichnung und Dokumentenübergabe über die Einarbeitung in Aufgaben bis zur Vorstellung im Team und bei wichtigen Ansprechpersonen. Achte darauf, dass die Liste vollständig, chronologisch geordnet und für Kolleg/innen leicht nachvollziehbar ist.
Du bist Finanzbuchhalter/in im Kirchenkreisamt. Du sollst dem ehrenamtlichen Kirchengemeinderat (Presbyterium) die finanzielle Lage der Gemeinde erklären. Fasse einen komplexen Monatsabschluss in verständlicher, nicht-technischer Sprache zusammen, sodass auch Nicht-Finanzexpert/innen (z.B. Presbyter, interessierte Gemeindeglieder) die Situation verstehen. Strukturiere den Bericht in kurze Abschnitte – z.B. Einnahmen, Ausgaben, Abweichungen vom Plan, Ausblick – und achte auf einen klaren, sachlichen Ton.
Du bist Finanzreferent/in in der kirchlichen Verwaltung. Ein neues Kirchmeister-Paar (ehrenamtliche Finanzverantwortliche einer Gemeinde) benötigt eine Anleitung zur Haushaltsplanung. Erstelle ein leicht verständliches Merkblatt, das Schritt für Schritt erklärt, wie sie den jährlichen Haushalt ihrer Kirchengemeinde aufstellen können. Gehe auf Punkte wie Schätzung der Einnahmen (z.B. Kollekten, Spenden, Zuschüsse) und Planung der Ausgaben (Personal, Gebäude, Projekte) ein. Der Ton soll didaktisch, unterstützend und möglichst einfach gehalten sein, damit auch Ehrenamtliche ohne tiefe Finanzkenntnisse folgen können.
 bist in der Finanzverwaltung des Kirchenkreises tätig und bereitest den Jahresabschluss vor. Erstelle eine Checkliste der notwendigen Schritte für den Jahresabschluss einer Kirchengemeinde. Liste in logischer Reihenfolge Aufgaben wie Abschluss der Buchungsperioden, Inventur des Anlagevermögens, Abschlussbuchungen (Rückstellungen, Abgrenzungen), Vorbereitung der Unterlagen für die Prüfung und Erstellung des Finanzberichts. Die Checkliste soll vollständig und übersichtlich sein, damit nichts übersehen wird.
Du bist in der Liegenschaftsverwaltung eines Kirchenkreises tätig. Du sollst einen jährlichen Wartungsplan für die Gebäude und Liegenschaften der Kirche erstellen. Erstelle eine Tabelle mit allen wiederkehrenden Wartungsaufgaben (z.B. Dachinspektion, Heizungswartung, Sicherheitsprüfungen) und gib für jede Aufgabe an, wie oft sie durchzuführen ist (monatlich, vierteljährlich, jährlich etc.) und wer dafür verantwortlich ist. Achte auf Vollständigkeit und klare Formulierung, damit der Plan als Arbeitsgrundlage für das Hausmeister- und Verwaltungsteam dienen kann.
Du bist Immobilienverwalter/in für kirchliche Mietobjekte. Verfasse ein Schreiben an eine/n Mieter/in einer kirchlichen Wohnung, in dem du eine Mieterhöhung gemäß aktuellem Mietspiegel ankündigst. Erkläre sachlich den Grund (Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete), nenne den neuen Mietbetrag und das Datum, ab dem er gilt, und weise darauf hin, dass diese Anpassung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erfolgt. Der Ton soll freundlich, aber bestimmt und professionell sein, entsprechend dem kirchlichen Charakter des Vermieters.
Du bist Bauverwaltungssachbearbeiter/in im Kirchenkreis und planst ein größeres Bauprojekt (z.B. Anbau an ein Gemeindezentrum). Erstelle eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Liste aller notwendigen Schritte von der Planung bis zur Fertigstellung: z.B. Bedarfsermittlung, Beauftragung eines Architekten, Einholung kirchenaufsichtlicher Genehmigungen, Baugenehmigung bei der Kommune, Ausschreibung und Vergabe, Bauüberwachung bis zur Abnahme. Gib die Schritte in logischer Reihenfolge an und füge wichtige Meilensteine oder Fristen hinzu. Der Plan soll als Leitfaden dienen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
Du arbeitest im Gemeindebüro und erhältst eine Anfrage nach einer Taufbescheinigung. Erstelle eine formelle schriftliche Bestätigung der Taufe von Max Mustermann, geboren am 01.01.1990, getauft am 15.05.2010 in der Musterkirchengemeinde. Die Bescheinigung soll alle relevanten Informationen (Taufdatum, Taufkirche, Name der Eltern und Paten) enthalten und zur Vorlage bei einer Behörde geeignet sein. Formuliere den Text in offiziellem Ton und achte auf Genauigkeit und Vollständigkeit der Angaben.
 bist im Kirchenkreis für die Kirchenbuchführung verantwortlich. Eine neue Kraft im Gemeindebüro soll in die Führung der Kirchenbücher (Taufbuch, Traubuch, Bestattungsbuch) eingearbeitet werden. Erstelle eine Checkliste oder Kurzanleitung, die alle wichtigen Schritte und Regeln bei der Führung dieser Kirchenbücher auflistet. Berücksichtige dabei Punkte wie Sorgfalt bei der Eintragung, Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen, regelmäßige Sicherung/Kopie der Bücher und das Vorgehen bei Korrekturen oder Nachträgen. Die Anleitung soll übersichtlich und klar verständlich sein.
Du bist Pfarrsekretär/in und bereitest einen Abschnitt für den Gemeindebrief vor, der die statistischen Kirchenbuchdaten des vergangenen Jahres zusammenfasst. Formuliere einen kurzen Bericht, der die Anzahl der Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Bestattungen im letzten Jahr nennt und ggf. kurz kommentiert (z.B. Vergleich zum Vorjahr oder besondere Ereignisse). Der Ton soll sachlich-informativ, aber auch positiv und ermutigend sein, da er sich an die Gemeindemitglieder richtet.
Du arbeitest in der Friedhofsverwaltung einer Kirchengemeinde. Teile einer Familie schriftlich mit, dass die Ruhefrist eines Grabes abgelaufen ist und welche Optionen sie nun haben (Verlängerung der Nutzungszeit oder Einebnung des Grabes). Formuliere ein einfühlsames, aber klares Anschreiben an die Nutzungsberechtigten des Grabes. Gehe respektvoll mit dem Thema um, erkläre die notwendigen Schritte und nenne eine Frist für die Rückmeldung. Der Ton soll sowohl mitfühlend als auch verbindlich sein.
Du bist Friedhofsverwalter/in und planst die regelmäßigen Pflegearbeiten auf dem kirchlichen Friedhof. Erstelle eine Übersicht (z.B. als Liste), welche Arbeiten über das Jahr verteilt anfallen und wann sie durchzuführen sind: z.B. Wege kehren (wöchentlich), Rasen mähen (14-täglich in der Wachstumsperiode), Laub entfernen (monatlich im Herbst) etc. Füge hinzu, wer jeweils verantwortlich ist (Friedhofsgärtner, externer Dienstleister, Gemeindearbeiter). Die Aufstellung soll vollständig und praktisch verwendbar sein, um die Friedhofsunterhaltung effizient zu organisieren.
Du arbeitest in der Friedhofsverwaltung und sollst die Friedhofsordnung deiner Kirchengemeinde aktualisieren. Entwirf einen Auszug daraus mit den wichtigsten Bestimmungen, insbesondere zu Öffnungszeiten des Friedhofs, Verhaltensregeln (z.B. Wahrung der Ruhe und Würde, Verbot von Hunden), Grabpflegepflichten und Gebührenhinweisen. Formuliere die Bestimmungen in formell-juristischem Ton, aber verständlich für Laien. Achte auf klare Gliederung, damit das Dokument übersichtlich ist.
Du bist Sachbearbeiter/in für Kindertageseinrichtungen im Kirchenkreis. Du sollst dem Leitungsgremium einen Überblick über den Haushaltsplan eines Kindergartens für das nächste Jahr geben. Stelle die geplanten Einnahmen und Ausgaben in einer übersichtlichen Tabelle dar. Gliedere die Einnahmen z.B. in Zuschüsse, Elternbeiträge, Spenden und die Ausgaben in Personal, Sachkosten, Verpflegung, Instandhaltung etc., und gib jeweils die Gesamtsummen an. Das Format soll klar und verständlich sein, sodass auch Nicht-Ökonomen die Finanzplanung nachvollziehen können.
Du bist Verwaltungsmitarbeiter/in und bearbeitest einen Verwendungsnachweis für Fördermittel, die eine kirchliche Kindertageseinrichtung erhalten hat. Erstelle einen professionellen Bericht, der darlegt, wie die Mittel verwendet wurden. Strukturiere den Bericht in Abschnitte (z.B. Zweck der Förderung, Auflistung der getätigten Ausgaben mit Beträgen, Bestätigung der zweckentsprechenden Verwendung) und formuliere ihn in förmlichem Stil, wie er für Behörden oder Zuschussgeber angemessen ist. Achte darauf, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind und der Bericht formal korrekt klingt.
Du bist Leiter/in einer kirchlichen Kita und möchtest die Eltern über neue Öffnungszeiten und Hygieneregeln informieren. Verfasse ein freundliches, aber auch bestimmtes Rundschreiben an alle Eltern. Erkläre die Änderungen (z.B. neue Öffnungszeit ab 7:30 Uhr, Maskenpflicht in den Innenräumen) und begründe sie kurz. Achte auf einen klaren und respektvollen Ton und lade bei Rückfragen zum Gespräch ein. Das Schreiben soll professionell wirken und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Eltern fördern.
Du bist IT-Administrator/in in einem kirchlichen Verwaltungsamt. Viele Mitarbeitende nutzen schwache Passwörter. Verfasse eine kurze Anleitung für alle Mitarbeitenden, wie sie sichere Passwörter erstellen und regelmäßig aktualisieren können. Erkläre darin die wichtigsten Regeln (Mindestlänge, Groß- und Kleinschreibung, Zahlen/Sonderzeichen, keine einfachen Wörter oder persönlichen Daten) und gib praktische Tipps (z.B. Nutzung einer Passphrase oder eines Passwort-Managers). Hebe hervor, dass IT-Sicherheit auch dem Datenschutz (nach kirchlichem Datenschutzgesetz) dient. Schreibe in motivierendem, gut verständlichem Ton.
Du bist für die IT-Betreuung neuer Mitarbeitender zuständig. Erstelle eine Checkliste aller IT-bezogenen Aufgaben, die erledigt werden müssen, wenn jemand neu im kirchlichen Verwaltungsamt anfängt. Liste Punkte wie Einrichtung des Benutzerkontos, Anlegen einer dienstlichen E-Mail-Adresse, Zuteilung von Software-Berechtigungen und Laufwerken, kurze Einführung in die IT-Richtlinien und Übergabe von Hardware (Laptop, Telefon). Die Checkliste soll vollständig und logisch gegliedert sein, damit kein Schritt übersehen wird.
Du bist IT-Sicherheitsbeauftragte/r im Kirchenkreis. Verfasse eine interne Richtlinie zur Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz. Gehe dabei auf Aspekte wie Datenschutz und Vertraulichkeit kirchlicher Daten, angemessene Nutzung (keine privaten Downloads, respektvoller Ton in E-Mails) und Konsequenzen bei Verstößen ein. Schreibe die Richtlinie in formellem Ton und klaren, verständlichen Sätzen. Sie soll als offizielles Dokument allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden, daher achte auf Präzision und Vollständigkeit.
Du bist zuständig für die Zentralregistratur und Archivierung im kirchlichen Verwaltungsamt. Entwickle eine kurze Richtlinie für die Ablage von Dokumenten. Beschreibe darin, wie Akten zu benennen und zu strukturieren sind (Aktenplan), welche Unterlagen in die Zentralregistratur gehören und wie lange sie aufzubewahren sind (Archivierungsfristen). Formuliere klare Anweisungen zur Nutzung der Registratur und erwähne Verantwortlichkeiten (wer legt Akten an, wer darf sie entnehmen). Der Stil soll präzise und formal sein, damit die Richtlinie als verbindliche Arbeitsanweisung dienen kann.
Du bist Leiter/in der Abteilung Zentrale Dienste. Die Verwaltung plant, das Papierarchiv zu digitalisieren. Verfasse eine E-Mail an alle Mitarbeitenden, in der du das Projekt ankündigst. Erläutere kurz, warum die Digitalisierung erfolgt (bessere Auffindbarkeit von Dokumenten, Platzersparnis) und was von den Mitarbeitenden erwartet wird (z.B. Abgabe bestimmter Akten zur Scan-Vorbereitung, Schulung zur neuen Software). Der Ton der E-Mail soll motivierend und informativ sein. Lade bei Bedarf zu einer Infoveranstaltung ein und zeige dich offen für Fragen.
Du bist in der Beschaffungsstelle des Kirchenkreises tätig und sollst entscheiden, von welchem Büromaterial-Lieferanten künftig bestellt wird. Du hast drei Angebote vorliegen. Erstelle eine Vergleichsübersicht in Tabellenform, in der du die Anbieter und relevante Kriterien gegenüberstellst. Kriterien sollen z.B. Preisniveau, Lieferzeiten, Produktsortiment und Serviceleistungen sein. Füge am Ende der Tabelle eine kurze Empfehlung im Fließtext hinzu, welcher Anbieter aufgrund der Kriterien zu bevorzugen ist. Achte auf eine übersichtliche Darstellung, damit die Entscheidung nachvollziehbar ist.
Du bist Verwaltungsleiter/in eines Kirchenkreises. Erstelle ein Konzeptpapier (max. 1 Seite) für die strategische Entwicklung der Verwaltung in den nächsten fünf Jahren. Definiere 3–5 Hauptziele (z.B. Digitalisierung von Prozessen, Weiterbildung des Personals, finanzielle Nachhaltigkeit) und gib unter jedem Ziel einige konkrete Maßnahmen oder Meilensteine an, wie es erreicht werden soll. Das Dokument soll übersichtlich gegliedert sein (etwa durch Aufzählungen oder Absätze je Ziel) und in einem visionären, aber pragmatischen Ton verfasst sein, um es dem leitenden Gremium zu präsentieren.
Du bist Amtsleiter/in und möchtest alle Mitarbeitenden zu Beginn des Jahres über die neuen Ziele und Schwerpunkte informieren. Verfasse eine motivierende interne Mitteilung (z.B. E-Mail oder Intranet-News), in der du die wichtigsten Vorhaben für das kommende Jahr darstellst (z.B. Verbesserung des Bürgerservices, Einführung neuer Software, verstärkte bereichsübergreifende Zusammenarbeit). Sprich die Mitarbeitenden direkt an, betone ihre wichtige Rolle bei der Umsetzung und drücke Wertschätzung aus. Der Ton soll positiv, motivierend und teamorientiert sein.
Du bist Führungskraft und bereitest ein jährliches Mitarbeitergespräch mit einer Mitarbeiterin vor. Entwirf eine Agenda mit den wichtigsten Gesprächspunkten: Rückblick auf die Leistung im vergangenen Jahr, Erreichung der Ziele, gegenseitiges Feedback, Festlegung neuer Ziele und Entwicklungswünsche sowie Raum für Anliegen der Mitarbeiterin. Formuliere für jeden Punkt eine kurze Erläuterung, damit das Gespräch strukturiert und zielorientiert verläuft. Der Stil sollte wertschätzend und offen sein, um eine positive Gesprächsatmosphäre zu fördern.
Du bist Organisationsentwickler/in im kirchlichen Verwaltungsamt. Eine neue Stelle soll geschaffen werden, und du musst eine Stellenbeschreibung entwerfen. Formuliere eine detaillierte Stellenbeschreibung für eine/n Sachbearbeiter/in im Bereich Controlling. Sie soll eine Zusammenfassung der Zielsetzung der Stelle, eine Auflistung der Hauptaufgaben (z.B. Budgetüberwachung, Berichtswesen, Datenanalyse), die erforderlichen Qualifikationen (z.B. Studium oder Weiterbildung im Bereich Rechnungswesen/Controlling, analytische Fähigkeiten) und die Einordnung in die Organisationsstruktur (Vorgesetzte/r, Zuordnung zum Team) enthalten. Schreibe im formalen Ton, wie er für interne Organisationsdokumente üblich ist.
Du bist Controller/in im Kirchenkreis und erstellst einen Quartalsbericht für die Leitung. Fasse die wichtigsten Kennzahlen der Verwaltung in einem kurzen Management-Bericht zusammen. Nenne zunächst die Kennzahlen (z.B. Budgetausnutzung in %, Personalkostenquote, Anzahl offener Projekte) mit einer Ampelbewertung (Grün/Gelb/Rot für Soll-Ist-Status), und gib darunter zu jeder Kennzahl einen kurzen Kommentar, der die Situation erklärt. Halte den Bericht prägnant und sachlich, sodass die Leitung auf einen Blick die Performance der Organisation erkennen kann.
Du arbeitest in der Innenrevision des Kirchenkreises und planst die Prüfungen für das nächste Jahr. Stelle einen Prüfungsplan auf, der die Bereiche und Zeiträume der geplanten internen Audits enthält. Liste beispielsweise Bereiche wie Kassenwesen, Personalaktenführung und Datenschutz-Compliance auf und gib jeweils an, in welchem Quartal die Prüfung erfolgen soll. Achte auf eine klare Darstellung (z.B. Tabelle oder Liste), damit ersichtlich ist, was wann geprüft wird. Der Plan soll der Leitung präsentiert werden, daher formuliere ihn in einem sachlich-neutralen Stil.
Du bist Sekretär/in in der Superintendentur. Verfasse ein Schreiben im Namen des Superintendenten an den Kirchenvorstand einer Gemeinde, in dem eine Visitation (offizieller Besuch) angekündigt wird. Teile den Termin mit, erläutere den geplanten Ablauf (Gespräch mit dem Presbyterium, Besuch von Einrichtungen, gemeinsamer Gottesdienst) und nenne die teilnehmenden Personen von Seiten des Kirchenkreises. Der Ton des Schreibens soll höflich und respektvoll sein, zugleich aber die offizielle Bedeutung der Visitation betonen. Bitte darum, dass die Gemeinde sich auf den Besuch vorbereitet (z.B. Räume und Unterlagen bereitstellt), und biete Unterstützung bei Rückfragen an.
Du bist im Kreiskirchenamt verantwortlich für die Vorbereitung der Kreissynode (der jährlichen Versammlung aller Gemeinden des Kirchenkreises). Erstelle eine Tagesordnung für die kommende Synodalversammlung. Binde die typischen Punkte ein: Eröffnung und Andacht, Formalia (z.B. Wahl der Protokollführer/in, Feststellung der Beschlussfähigkeit), Berichte (Superintendent, Finanzen, kirchliche Werke), Aussprache, Wahlen (falls anstehend), Beschlussfassungen und Schlussgebet. Formuliere die Tagesordnungspunkte in formellem Stil und mit genauer Bezeichnung, damit sie als offizielles Dokument an die Synodalen versendet werden kann.
Du bist im Team der Superintendentur und sollst für den Superintendenten einen Bericht über die Lage des Kirchenkreises im vergangenen Jahr entwerfen. Schreibe einen zusammenfassenden Jahresbericht, der Themen wie Gemeindeleben (besondere Veranstaltungen, Gemeindegliederstatistik), Finanzen (Haushaltslage), Personal (Vakanz oder Neubesetzungen von Pfarrstellen) und Herausforderungen (z.B. Pandemieauswirkungen) anspricht. Halte den Ton sachlich, reflektierend und zugleich hoffnungsvoll. Der Bericht soll inhaltlich fundiert sein und dem Kreissynodalvorstand als Grundlage dienen – achte also auf Vollständigkeit und Genauigkeit.

Die Eingruppierung von Mitarbeitenden im Verwaltungsdienst der Evangelischen Kirche im Rheinland (EKiR) basiert auf der Bewertung konkreter Stellenbeschreibungen. Doch in der Praxis wirkt dieses Verfahren für viele Beteiligte – von Mitarbeitenden über Leitung bis hin zu Personalvertretungen – nahezu vollkommen intransparent.

Diese Übersicht entstammt einer internen Weiterbildung im Rahmen des Verwaltungslehrgangs II und wurde dort speziell für leitende Mitarbeitende entwickelt, um die offizielle Handreichung der Landeskirche praxisnah interpretieren und anwenden zu können. Ich stelle diese Inhalte hier öffentlich zur Verfügung – in der Überzeugung, dass Transparenz, Klarheit und Selbstbewertung zu einer gerechteren Verwaltungskultur beitragen können.

Nutze das interaktive Tool unten, um auf Grundlage deiner eigenen Aufgabenstruktur eine beispielhafte Eingruppierung zu simulieren.

Stellenbeschreibungen

Welche Formulierung führt zu welcher Bewertung *(die Stellenbewertungskomission bewertet jede Stelle einzeln und kann sich von der eigenen Richtlinie distanzieren)

Schwierigkeitsgrad der Informationsverarbeitung (25 – 250 Punkte)

  1. Die zu verarbeitenden Informationen sind leicht überschaubar und eindeutig. Es ist überwiegend mechanisch vorzugehen. (+25 Punkte)
  2. Zwischenstufe (+40 Punkte)
  3. Die zu verarbeitenden Informationen sind überschaubar. Es ist auf Grund eigener Überlegungen in verschiedenen Informationsverarbeitungsschritten vorzugehen. Die Verarbeitung ist fast immer aus gleichen Sachverhalten ableitbar. (+58 Punkte)
  4. Zwischenstufe (+78 Punkte)
  5. Die zu verarbeitenden Informationen sind umfangreich. Es sind Zusammenhänge zu analysieren und viele Gesichtspunkte zu einer Gedankenkette zu kombinieren. Ähnliche Sachverhalte können herangezogen werden. (+100 Punkte)
  6. Zwischenstufe (+125 Punkte)
  7. Die zu verarbeitenden Informationen sind umfangreich. Es sind Überlegungen zum methodischen Vorgehen anzustellen, Zusammenhänge zu analysieren und viele Gesichtspunkte zu einer Gedankenkette zu kombinieren. Ähnliche Sachverhalte können nur begrenzt herangezogen werden. (+153 Punkte)
  8. Zwischenstufe (+183 Punkte)
  9. Die zu verarbeitenden Informationen sind sehr umfangreich und komplex. Es sind Zusammenhänge von teilweise hohem Abstraktionsgrad zu analysieren und neue Lösungen zu finden, zu beurteilen oder maßgeblich mitzugestalten. (+215 Punkte)
  10. Höchststufe (+250 Punkte)

Alternative Formulierungsvorschläge 1

  1. Die Informationen, die verarbeitet werden sollen, sind sehr übersichtlich und präzise. Es muss in erster Linie mechanisch verfahren werden.
  2. Zwischenstufe
  3. Die Informationen, die verarbeitet werden sollen,  sind übersichtlich. Es ist auf der Basis selbständiger Betrachtungen in unterschiedlichen Arbeitsschritten zu verfahren. Die Verarbeitung ist fast ausschließlich aus gleichen Tatbeständen schlusszufolgern.
  4. Zwischenstufe
  5. Die Informationen, die verarbeitet werden sollen, sind umfassend. Es sind Bezüge zu untersuchen und viele Aspekte zu einer Gedankenfolge zu verbinden. Vergleichbare Konstellationen können berücksichtigt werden.
  6. Zwischenstufe
  7. Die zu verarbeitende Informationsmenge ist groß. Es sind Überlegungen zum planvollen Verfahren anzustellen, Bezüge zu ermitteln und verschiedene Aspekte in eine Gedankenfolge  einfließen zu lassen. Ähnliche Sachverhalte sind dabei nur bedingt verwertbar.
  8. Zwischenstufe
  9. Die gegebene Informationsmenge ist exorbitant und vielschichtig. Es sind Zusammenhänge zu betrachten, die einen hohen Abstraktionsgrad aufweisen. Außerdem sind neue Wege zu finden, zu prüfen oder verantwortlich mit zu formulieren.
  10. Höchststufe

Alternative Formulierungsvorschläge 2

  1. Die zu verarbeitende Informationsmenge kann schnell und zweifelsfrei eineordnet werden. Es muss hauptsächlich mechanisch agiert werden.
  2. Zwischenstufe
  3. Die zu verarbeitenden Informationen sind eingegrenzt. Es ist auf der Basis eigenständiger Betrachtungen in  diversen Arbeitsschritten  zu agieren. Die Verarbeitung ist fast ausschließlich aus gleichen Vorgängen zu entwickeln.
  4. Zwischenstufe
  5. Die zu verarbeitenden Informationen sind  verzweigt. Es sind Korrelationen zu prüfen und viele Aspekte zu einer Gedankenfolge zu verbinden. Vergleichbare Vorgänge können in Betracht gezogen werden.
  6. Zwischenstufe
  7. Die zu verarbeitende Informationsmenge ist beträchtlich. Es sind Überlegungen zur systematischen Arbeitsweise anzustellen, Relationen zu prüfen und verschiedene Aspekte in eine Gedankenfolge  einzuordnen. Ähnliche Sachverhalte sind dabei wenig zielführend.
  8. Zwischenstufe
  9. Die Informationen, die verarbeitet werden sollen sind sehr umfassend und nicht leicht zugänglich. Es sind Bezüge zu untersuchen, die einem hohen Abstraktionsgrad unterliegen. Außerdem müssen neue Möglichkeiten endeckt, analysiert oder federführend mit konzipiert werden.
  10. Höchststufe

Schwierigkeitsgrad der dienstlichen Beziehungen – mündliche und fernmündliche Kontakte innerhalb und außerhalb der Verwaltung, auch zu Mitarbeitenden (10 – 100 Punkte)

  1. Informationen zu einfachen Sachverhalten sind zu erläutern; bei unterschiedlichen Standpunkten kann auf eindeutige Vorschriften oder Tatsachen verwiesen werden. (+10 Punkte)
  2. Informationen zu schwierigen Sachverhalten sind zu erläutern; bei unterschiedlichen Standpunkten kann in der Regel auf eindeutige Vorschriften oder Tatsachen verwiesen werden. (+22 Punkte)
  3. Gespräche sind zu führen; bei unterschiedlicher Interessenlage ist durch werbende oder verteidigende Darlegungen Verständnis für den eigenen Standpunkt zu erzielen. (+37 Punkte)
  4. In Stufe 3 beschriebene Kontakte kommen häufig vor und unterscheiden sich dabei nach Form, Inhalt und Gesprächspartnern wesentlich. (+55 Punkte)
  5. Konfliktträchtige Gespräche / Verhandlungen sind zu führen; trotz unterschiedlicher Interessenlage ist ein Ausgleich herbeizuführen. (+55 Punkte)
  6. In Stufe 5 beschriebene Konflikte kommen häufig vor und unterscheiden sich dabei nach Form, Inhalt und Gesprächspartnern wesentlich. (+76 Punkte)
  7. Konfliktträchtige Gespräche / Verhandlungen sind zu führen; trotz vorhandener Gegensätze und schwieriger Argumentationsgrundlagen ist eine Einigung herbeizuführen. (+76 Punkte)
  8. In Stufe 7 beschriebene Konflikte kommen häufig vor und unterscheiden sich dabei nach Form, Inhalt und Gesprächspartnern wesentlich. (+100 Punkte)

Alternative Formulierungsvorschläge 1

  1. Informationen zu unproblematischen Vorgängen müssen erklärt werden; bei divergierenden Standpunkten ist es möglich, auf klare Vorschriften oder Tatsachen Bezug zu nehmen.
  2. Informationen, die verwickelte Vorgänge betreffen, müssen erklärt werden; bei Differenzen sollen in der Regel klare Richtlinien oder Tatsachen der Klärung dienen.
  3. Gespräche sind zu suchen; wenn ein Interessenskonflikt besteht, muss der eigene Standpunkt beworben oder verteidigt werden,  um ihn nachvollziehbar zu machen.
  4. In Stufe 3 beschriebene Beziehungen findet man oft; sie gestalten sich je nach Form, Inhalt und Dialogpartnern sehr unterschiedlich.
  5. Gespräche / Verhandlungen mit Konfliktpotential müssen gesucht werden; trotz vorhandener Gegensätze ist eine Einigung herbeizuführen.
  6. Begegnungen, die in Stufe 5 beschrieben werden, sind zahlreich und differieren nach Art, Gehalt und Diskussionspartnern grundlegend.
  7. Kontroverse Gespräche / Verhandlungen müssen geführt werden; obwohl unterscheidliche Standpunkte und komplizierte Diskussionsgrundlagen bestehen, soll ein Konsens gefunden werden.
  8. Begegnungen, die in Stufe 7 beschrieben werden, sind zahlreich und differieren nach Art, Gehalt und Diskussionspartnern grundlegend.

Alternative Formulierungsvorschläge 2

  1. Informationen, die sich auf einfache Tatbestände beziehen, verlangen eine Erläuterung. Wenn Meinungen auseinandergehen, können eindeutige Anweisungen oder Fakten herangezogen werden.
  2. Informationen, die sich auf komplexe Konstellationen beziehen, bedürfen einer Erläuterung; wenn es verschiedene Ansichten gibt, soll im Allgemeinen auf klare Vorschrifen oder Tatsachen rekurriert werden.
  3. Es ist wichtig, Unterredungen zu führen. Wenn kein Konsens besteht, sind Aspekte der eigenen Argumentation zu erörtern oder zu verfechten, so dass mehr Resonanz entsteht.
  4. Interaktionen, wie sie in Stufe 3 beschrieben werden, kommen immer wieder vor und variieren je nach Anlass, Thema und Gesprächsteilnehmern deutlich.
  5. Konflikte, die sich in Unterredungen  /  Verhandlungen zeigen, müssen einer Lösung zugeführt werden, auch wenn unterschiedliche Standpunkte bestehen.
  6. In Stufe 5 geschilderte Interaktionen gibt es oft. Sie grenzen sich gegeneinander ab in Bezug auf Form, Inhalt und Gesprächsteilnehmer.
  7. In strittigen Gesprächen / Verhandlungen soll sich auseinandergesetzt werden; trotz Differenzen und einer verwickelten Interessenlage sollen sich die Gesprächspartner einigen.
  8. In Stufe 7 geschilderte Interaktionen gibt es oft. Sie grenzen sich gegeneinander ab in Bezug auf Form, Inhalt und Gesprächsteilnehmer.

Grad der Selbstständigkeit – Ermessen (10 – 100 Punkte)

  1. Die Aufgabenerfüllung ist bis ins einzelne durch Vorgaben bestimmt; es besteht allenfalls die Möglichkeit der zeitlichen Einteilung. (+10 Punkte)
  2. Die Aufgabenerfüllung ist im einzelnen durch Vorgaben bestimmt; es besteht jedoch ein Handlungsspielraum hinsichtlich der Gestaltung des Arbeitsablaufs. (+22 Punkte)
  3. Die Aufgabenerfüllung ist noch überwiegend durch Vorgaben bestimmt; es besteht jedoch ein Handlungsspielraum hinsichtlich des Ergebnisses der Arbeit. (+37 Punkte)
  4. Die Aufgabenerfüllung ist noch durch Vorgaben bestimmt, jedoch ist über den Handlungsspielraum nach Stufe 3 hinaus der Inhalt der Arbeit häufig nicht festgelegt. (+55 Punkte)
  5. Die Aufgabenerfüllung ist zu einem erheblichen Teil nur durch allgemeine Vorgaben (Arbeitsziele) bestimmt, die durch eigene Entscheidungen auszufüllen sind. Teilweise sind Aufgaben aus eigenem Antrieb aufzugreifen. (+76 Punkte)
  6. Im Rahmen der in Stufe S beschriebenen Selbständigkeit ist vieles aus eigenem Antrieb aufzugreifen und es sind Entwicklungen in Gang zu setzen. (+100 Punkte)

Alternative Formulierungsvorschläge 1:

  1. Für die zu erbringenden Leistungen gibt es minutiöse Regeln; höchstens die Zeiteinteilung kann frei gestaltet werden.
  2. Für die zu erbringenden Leistungen gibt es differenzierte Maßgaben; aber der Arbeitsablauf kann anteilig nach eigenem Ermessen organisiert werden.
  3. Für die zu erbringenden Leistungen gibt es größtenteils differenzierte Maßgaben; aber das Resultat der Arbeit ist nicht gänzlich vorgegeben.
  4. Für die zu erbringenden Leistungen gibt es noch differenzierte Maßgaben; aber es besteht noch mehr Freiraum als in Stufe 3, was sich vor allem auf den Arbeitsinhalt auswirkt.
  5. Für die zu erbringenden Leistungen gibt es größtenteils nur generelle Maßgaben (Arbeitsziele), die durch selbständige Entschlüsse konkretisiert werden müssen. Partiell sind Aufgaben selbstständig zu beginnen.
  6. In Stufe 5 ist eine Handlungsfreiheit eingeführt, mit der oft selbständig die Initiative ergriffen und Prozesse befördert werden sollen.

Alternative Formulierungsvorschläge 2:

  1. Wie die Aufgaben zu erfüllen sind, ist detailliert durch Bedingungen geregelt, nur über den Zeitplan kann von Fall zu Fall verfügt werden.
  2. Wie die Aufgaben zu erfüllen sind, ist Punkt für Punkt vorgegeben; doch es kann daran mitgewirkt werden, wie der Arbeitsverlauf strukturiert wird.
  3. Wie die Aufgaben zu erfüllen sind, ist weitgehend vorgegeben, doch das Arbeitsergebnis kann auch selbstbestimmt ausgestaltet werden.
  4. Wie die Aufgaben zu erfüllen sind, ist noch vorgegeben; doch es wird noch mehr selbstbestimmtes Arbeiten toleriert als in Stufe 3; der Arbeitsinhalt ist oft nicht klar umrissen.
  5. Wie die Aufgaben zu erfüllen sind, ist im Wesentlichen nur grundsätzlich vorgegeben; innerhalb dieser Leitlinien kann nach eigenem Ermessen gehandelt werden. Stellenweise müssen Aufgaben eigenständig auf den Weg gebracht werden.
  6. Innerhalb des in Stufe 5 geschilderten Freiraums sollen zahlreiche Sachverhalte selbstbestimmt angeregt und Verfahren initiiert werden.

Kirchengemeinde und Gemeindeverband

GG/MA

0-5

6-10

11-20

21-35

36-60

61+

<10.000

0

80

100

122

-

–

>10.000

0

80

100

122

-

–

>20.000

0

80

100

122

146

-

>40.000

0

100

122

146

146

172

>80.000

0

100

122

146

172

200

Kirchenkreis und Kirchenkreisverband

GG/MA

0-5

6-10

11-20

21-35

36-60

61+

<50.000

0

80

100

-

-

-

>50.000

0

80

100

122

–

–

>80.000

0

100

122

122

146

172

>100.000

0

100

122

146

172

200

Grad der Verantwortung – Reichweite und Auswirkung des Arbeitsverhaltens – Ausführungsverantwortung (20 – 146 Punkte)

  1. Das Arbeitsverhalten hat kaum Auswirkungen. (+20 Punkte)
  2. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall hat geringe Auswirkungen; nachteilige Folgen eines fehlerhaften Verhaltens können unschwer erkannt und behoben werden. (+ 32 Punkte)
  3. Zwischenstufe (+46 Punkte)
  4. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall hat größere Auswirkungen; es bezieht sich in der Regel auf einen kleineren Personenkreis / ein kleineres Objekt oder wirkt sich innerhalb eines Amtes aus. (+62 Punkte)
  5. Zwischenstufe (+80 Punkte)
  6. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall hat große Auswirkungen; es bezieht sich in der Regel auf einen größeren Personenkreis / ein größeres Objekt oder wirkt sich auf mehrere Amter aus. (+100 Punkte)
  7. Zwischenstufe (+122 Punkte)
  8. Das Arbeitsverhalten hat sehr große Auswirkungen; es wirkt sich auf die Belange größerer Bevölkerungsgruppen oder auf die gesamte Verwaltung aus. (+146 Punkte)

Alternative Formulierungsvorschläge 1:

  1. Das Arbeitsverhalten schlägt sich selten nieder.
  2. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall ist unbedeutend; unerwünschte Konsequenzen eines inkorrekten Verhaltens können leicht festgestellt und beseitigt werden.
  3. Zwischenstufe
  4. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall hat mehr Konsequenzen; gewöhnlich erstreckt es sich auf eine übersichtliche Gruppe / einen übersichtlichen Gegenstand oder kommt innerhalb eines Amtes zum Tragen.
  5. Zwischenstufe
  6. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall hat erhebliche Konsequenzen; gewöhnlich erstreckt es sich auf eine umfangreichere Gruppe / einen umfangreicheren Gegenstand oder kommt in einigen Ämtern zum Tragen.
  7. Zwischenstufe
  8. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall hat umfassende Konsequenzen; es wirkt sich auf die Interessen umfangreicherer Bevölkerungsgruppen oder der vollständigen Verwaltung aus.

Alternative Formulierungsvorschläge 2:

  1. Die Art und Weise zu arbeiten hat fast nie Konsequenzen.
  2. Wie im Einzelfall gearbeitet wird, wirkt sich selten aus; negative Effekte eines mangelhaften Verhaltens sind einfach zu bemerken und in Ordnung zu bringen.
  3. Zwischenstufe
  4. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall ist bedeutsamer; im Allgemeinen betrifft es einen untergeordneteren Personenkreis / eine untergeordnetere Themenstellung  oder zeigt Effekte innerhalb eines Amtes.
  5. Zwischenstufe
  6. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall ist von beachtlicher Bedeutung; im Allgemeinen betrifft es einen nennenswerteren Personenkreis / eine nennenswertere Themenstellung oder zeigt Effekte in diversen Ämtern.
  7. Zwischenstufe
  8. Das Arbeitsverhalten im Einzelfall ist von sehr hoher Bedeutung; es hat Folgen für die Sinnzusammenhänge größerer Bevölkerungsgruppen oder der ganzen Administration.

Grad der Vor- und Ausbildung (22 – 220 Punkte)

  1. Die Aufgabenerfüllung erfordert die Laufbahnbefähigung für den einfachen Dienst. (+22 Punkte)
  2. Die Aufgabenerfüllung erfordert die Laufbahnbefähigung für den mittleren Dienst. (+68 Punkte)
  3. Die Aufgabenerfüllung erfordert die Laufbahnbefähigung für den gehobenen Dienst. (+134 Punkte)
  4. Die Aufgabenerfüllung erfordert die Laufbahnbefähigung für den höheren Dienst. (+220 Punkte)

Alternative Formulierungsvorschläge 1:

  1. Um die Aufgaben zu bewältigen, bedarf es der Laufbahnbefähigung für den einfachen Dienst.
  2. Um die Aufgaben zu bewältigen, bedarf es der Laufbahnbefähigung für den mittleren Dienst.
  3. Um die Aufgaben zu bewältigen, bedarf es der Laufbahnbefähigung für den gehobenen Dienst.
  4. Um die Aufgaben zu bewältigen, bedarf es der Laufbahnbefähigung für den höheren Dienst.

Alternative Formulierungsvorschläge 2:

  1. Um die Leistungen zu erbringen, ist die Laufbahnbefähigung für den einfachen Dienst notwendig.
  2. Um die Leistungen zu erbringen, ist die Laufbahnbefähigung für den mittleren Dienst notwendig.
  3. Um die Leistungen zu erbringen, ist die Laufbahnbefähigung für den gehobenen Dienst notwendig.
  4. Um die Leistungen zu erbringen, ist die Laufbahnbefähigung für den höheren Dienst notwendig.

Grad der Erfahrung (8 – 80 Punkte)

  1. Über Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen hinaus sind aus mindestens einem, ggf. mehreren anderen Arbeitsplätzen zusätzliche Kenntnisse und Fertigkeiten zu erwerben. (+8 Punkte)
  2. Über Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen hinaus sind aus mindestens einem, ggf. mehreren anderen Arbeitsplätzen in erhöhtem Maße zusätzliche Kenntnisse und Fertigkeiten zu erwerben. (+25 Punkte)
  3. Über Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen hinaus sind aus mindestens einem, ggf. mehreren anderen Arbeitsplätzen umfangreiche zusätzliche Kenntnisse und Fertigkeiten zu erwerben. (+49 Punkte)
  4. Über Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen hinaus sind aus mindestens einem, ggf. mehreren anderen Arbeitsplätzen besonders umfassende und vielseitige zusätzliche Kenntnisse und Fertigkeiten zu erwerben. (+80 Punkte)

Alternative Formulierungsvorschläge 1:

  1. Neben Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen müssen aus wenigstens einer, ggf. verschiedenen anderen Positionen weiteres Know-how und Fähigkeiten erlangt werden.
  2. Neben Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen müssen aus wenigstens einer, ggf. verschiedenen anderen Positionen in größerem Umfang weiteres Know-how und Fähigkeiten erzielt werden.
  3. Neben Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen müssen aus mindestens einem, ggf. diversen anderen Positionen umfassendes weiteres Know-how und Fähigkeiten erzielt werden.
  4. Neben Laufbahnbefähigung und Fortbildungsmaßnahmen müssen aus mindestens einem, ggf. diversen anderen Positionen  äußerst gründliches und vielfältig weiteres Know-how und Fähigkeiten erzielt werden.

Alternative Formulierungsvorschläge 2:

  1. Zusätzlich zu Laufbahnbefähigung und Weiterbildungsmaßnahmen ist es nötig, sich zumindest aus einer, ggf. einigen anderen Stellen darüber hinausgehendes Wissen und Methoden zu erwerben.
  2. Zusätzlich zu Laufbahnbefähigung und Weiterbildungsmaßnahmen ist es nötig, sich zumindest aus einer, ggf. einigen anderen Stellen darüber hinausgehendes Wissen und Methoden zu erwerben.
  3. Zusätzlich zu Laufbahnbefähigung und Weiterbildungsmaßnahmen ist es nötig, sich zumindest aus einer, ggf. einigen anderen Stellen weitreichendes darüber hinausgehendes Wissen und Methoden zu erwerben.
  4. Zusätzlich zu Laufbahnbefähigung und Weiterbildungsmaßnahmen ist es nötig, sich zumindest aus einer, ggf. einigen anderen Stellen darüber hinausgehendes Wissen und Methoden zu erwerben.

Stellenbewertung nach Punkten

Punkte

Besoldungs-/Entgeltgruppe

077-086

A/EG 1

087-101

A/EG 2

102-121

A/EG 3

122-146

A/EG 4

147-176

A/EG 5

177-211

A/EG 6

212-251

A/EG 7

252-296

A/EG 8

297-346

A/EG 9

347-401

A/EG 10

402-461

A/EG 11

462-526

A/EG 12

527-596

A/EG 13

597-671

A/EG 14

672-751

A/EG 15

752-836

A/EG 16

837+

B2, B3

Wie die Stellenbewertung wirklich funktioniert – und welche Formulierungen zu welcher Eingruppierung führen. Klar, nachvollziehbar und ohne Floskeln. Exklusiv hier, weil sonst niemand offen darüber spricht.

www.ki-rche.de

Ein OpenAI-Konto (kostenlos) ist Voraussetzung.

(Die Antwortqualität der Bots steigt mit "Plus" und "Team"-Zugängen.)

⚖️ Rechtsbot

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🧠 Coachbot

Denkt mit. Stellt kluge Fragen. Erkennt Muster. Aufgebaut auf über 50 Fachbüchern zu Führung, Selbstmanagement und Persönlichkeit – ohne Klugscheißerei.

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🧰 Moderationsbot

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🔍 Recherchebot

Der digitale Spürhund: versteht dein Anliegen, fragt nach, sucht tief und gründlich – und bringt dir, was du wirklich brauchst.


„Wie setzt sich das Presbyterium einer Kirchengemeinde eigentlich zusammen?“ - Diese Frage hat vermutlich jede:r Verwaltungsfachangestellte schon mindestens 200 Mal gehört – und ebenso oft beantwortet. Aber Hand aufs Herz: Was steckt wirklich dahinter? Und was passiert, wenn man nicht nur Paragrafen, sondern Menschen betrachtet?

Als ehemaliger Presbyter und langjähriger Begleiter kirchlicher Leitungsgremien beantworte ich hier die eigentliche Frage – die zwischen den Zeilen.

Und falls du wirklich (zum 201. Mal) die offizielle Antwort brauchst: Du findest hier auch einen Chatbot mit Kirchenordnung. Ehrlich. Redet sogar zurück.

Die Theologin

„Ich nehme den Gedanken mit in die nächste Pfarrkonferenz“

Beschreibung:
Spricht mit Engelszungen, entscheidet trotzdem alles allein. Beruft sich auf den Geist – und wirkt dabei oft überirdisch sicher.

Zitate:
„Lasst uns das geistlich bedenken.“
„Ich nehme den Gedanken mit in die nächste Pfarrkonferenz.“

Aussehen:
Schwarzer Talar, feine Gesichtszüge, ruhige Ausstrahlung.

Hintergrund:
War Vikarin in einer Brennpunktgemeinde. Hat gelernt: Klarheit schützt – Schweigen kann mehr sagen als Worte.

Wertvoll:
Sie ist zentrale Bezugsfigur für geistliche Orientierung. Ihre Sprache verleiht Entscheidungen Tiefe, ihre Autorität bringt Ruhe in turbulente Prozesse.
Nutzen: Lass sie symbolisch führen, aber achte darauf, andere Stimmen sichtbar zu machen. Ihre Stärke liegt in der Ausbalancierung – nicht in einsamer Entscheidung.

Die Handheberin

„Also wenn die Frau Pastorin das so sieht, dann stimme ich auch dafür.“

Beschreibung:
Hat keine eigene Meinung – aber eine klare Blickrichtung: zur Theologin.

Zitate:
„Also wenn die Frau Pastorin das so sieht, dann stimme ich auch dafür.“
„Ich hätte mich da jetzt auch nicht eingemischt.“

Aussehen:
Bürgerlich gekleidet, aufrechte Haltung, leichtes Lächeln.

Hintergrund:
Stammt aus einem Familienbetrieb. Verantwortung war dort nie laut – sondern selbstverständlich.

Wertvoll:
Sie stabilisiert durch Loyalität. Wenn viele schweigen, gibt sie eine klare Linie vor.
Nutzen: Gut für Routine und Konsens. Beobachte sie genau: Ihre Unsicherheit ist oft ein Frühindikator für ungeklärte Fragen.

Der Weltverbesserer

„Ich würde da gerne eine Projektgruppe vorschlagen – inklusive Gender-Check und CO₂-Bilanz.“

Beschreibung:
Kommt mit dem Lastenrad aber nie ohne Verbesserungsvorschläge – und alle sollen mitziehen.

Zitate:
„Ich würde da gerne eine Projektgruppe vorschlagen – inklusive Gender-Check und CO₂-Bilanz.“
„Können wir das nachhaltiger denken?“

Aussehen:
Fair-Trade-Strickpulli, Birkenstocks, leuchtende Augen.

Hintergrund:
War Zivi in der Gemeinde, heute Berufsschullehrer. Sonntag ist Aktivismus-Zeitfenster.

Wertvoll:
Er bringt Haltung, Weitsicht und Engagement. Seine Fragen zwingen zur Positionierung.
Nutzen: Gib ihm Verantwortung in Projektgruppen, aber strukturiere die Erwartungen – sonst verliert sich sein Einsatz in Details.

Der Paragrafenreiter

„Das wäre formell angreifbar.“

Beschreibung:
Hat mehr Respekt vor der Kirchenordnung als vor dem Evangelium.

Zitate:
„Laut Verwaltungsverfahrensgesetz §31 Absatz 2…“
„Das wäre formell angreifbar.“

Aussehen:
Krawatte, spitze Brille, Ordner mit Register.

Hintergrund:
Pensionierter Verwaltungsbeamter, loyal zur Institution.

Wertvoll:
Er garantiert rechtssichere Entscheidungen. Seine pedantische Ader schützt vor Schnellschüssen.
Nutzen: Beziehe ihn früh in Prozesse ein. Gib ihm die Rolle des „juristischen Prüfspiegels“, nicht die des Antriebs.

Die Bibelleserein

„Ich musste sofort an 2. Korinther 4,7 denken…“

Beschreibung:
Findet immer einen passenden Bibelvers – auch in der Fußnote.

Zitate:
„Ich musste sofort an 2. Korinther 4,7 denken…“
„Ich hab dazu eine schöne Andacht gelesen…“

Aussehen:
Altersloser Stil, weiches Gesicht, Bibel mit Notizzetteln.

Hintergrund:
Nie Theologie studiert, aber drei Hauskreise gegründet. Geerdeter Glaube.

Wertvoll:
Sie erinnert daran, dass Kirche mehr ist als Organisation. Ihre Sprache ist einfach, aber tief.
Nutzen: Bitte sie gezielt um Impulse. Ihre Sicht verbindet Herz und Schrift.

Der Architekt

„Und wo genau ist der zweite Fluchtweg?“

Beschreibung:
Redet nur bei Plänen. Sieht Menschen oft nur als Nutzungsgruppen.

Zitate:
„Das wäre baulich machbar – aber dann brauchen wir ein neues Brandschutzkonzept.“
„Und wo genau ist der zweite Fluchtweg?“

Aussehen:
Grauhaarig, Maßband, kritischer Blick.

Hintergrund:
Seit Jahren im Bauausschuss. Kennt jedes Leck im Dach.

Wertvoll:
Er sorgt für Machbarkeit und Sicherheit. Bringt Ordnung in träumerische Konzepte.
Nutzen: Hol ihn ins Boot, bevor Pläne zu schön werden, um zu scheitern. Aber bremse ihn bei der Kommunikation.

Die Schattenverwalterin

„Natürlich können Sie das auch anders entscheiden. Dann wird’s halt schlecht.“

Beschreibung:
Spricht selten, weiß alles. Entscheidet im Hintergrund mit.

Zitate:
„Ich habe da schon mal was vorbereitet…“
„Natürlich können Sie das auch anders entscheiden. Dann wird’s halt schlecht.“

Aussehen:
Dunkler Blazer, Notizen auf dem Schoß, geschlossener Blick.

Hintergrund:
Hat Sekretariat, Friedhof & Haushalt gleichzeitig gemanagt. Weiß: Macht spricht selten laut.

Wertvoll:
Sie ist das strukturelle Gedächtnis des Gremiums. Ohne sie wackelt der Betrieb.
Nutzen: Vertraue ihrer Einschätzung – aber sichere ihre Macht durch Einbindung ab. Ihr Schweigen ist meist eine Botschaft.

Die Finanz-Eminenz

„Das passt nicht in den Haushalt.“

Beschreibung:
Spricht selten – entscheidet viel.

Zitate:
„Ob das wünschenswert ist…“
„Das passt nicht in den Haushalt.“

Aussehen:
Grauer Blazer, Block und Stift, regungsloser Blick.

Hintergrund:
War Kämmerin. Erkennt Dinge, bevor sie ausgesprochen werden.

Wertvoll:
Sie schützt vor Überschuldung und Wunschdenken. Ihre Zurückhaltung ist oft Weitsicht.
Nutzen: Nutze ihre Expertise – sie ist unbezahlbar. Aber halte sie von öffentlichen Vorträgen ab, wenn Mut gebraucht wird.

Die MAV-Küsterin

„Ihr könnt das ja alles beschließen – ich erklär’s dann dem Hausmeister.“

Beschreibung:
Sagt wenig, verdreht innerlich die Augen. Weiß: Die da vorne verstehen den Alltag nicht.

Zitate:
„Ihr könnt das ja alles beschließen – ich erklär’s dann dem Hausmeister.“
„In der Realität sieht das aber anders aus.“

Aussehen:
Arbeitshose, Schlüsselkette, ungeschminkt ehrlich.

Hintergrund:
Seit 20 Jahren im Haus. MAV unfreiwillig – spricht heute für viele.

Wertvoll:
Sie bringt Realitätssinn ein – konkret, direkt, ehrlich.
Nutzen: Höre ihr zu, wenn es um Umsetzbarkeit geht. Sie spricht, wenn etwas wirklich wichtig ist.

Der Pflichtvater

„Ich hab leider nicht alles gelesen…“

Beschreibung:
War mal zu nett beim Elternabend – jetzt sitzt er hier.

Zitate:
„Können wir das bitte straffen?“
„Ich hab leider nicht alles gelesen…“

Aussehen:
Augenringe, Hoodie unter dem Sakko, Aktentasche.

Hintergrund:
Alleinerziehend, pendelt, macht trotzdem mit. Still, aber treffend.

Wertvoll:
Er steht für Alltagskompetenz unter Druck. Was bei ihm funktioniert, funktioniert meistens auch bei anderen.
Nutzen: Nutze seine Perspektive als Alltagstester. Wenn er mitgeht, ist der Weg gangbar.

Der/die Jugendmitarbeiter:in

„Ey, mega Idee!“

Beschreibung:
Frisch, energiegeladen, noch nicht desillusioniert.

Zitate:
„Ey, mega Idee!“
„Ich kann da was auf Insta machen.“

Aussehen:
Hoodie, Namensschild von der Freizeit, energiegeladen.

Hintergrund:
Kam über Konfi-Freizeit – bleibt freiwillig.

Wertvoll:
Bringt Euphorie, Frische, Ideen. Eine Erinnerung daran, wie Kirche auch sein könnte.
Nutzen: Ermutige sie zu kleinen Projekten. Gib Feedback und Sichtbarkeit – sie multiplizieren Hoffnung.

Der Pfarrer der Opposition

„Ich find das spannend – aber da seh ich theologischen Klärungsbedarf.“

Beschreibung:
Scheinbar loyal – aber im Unterton stets querliegend.

Zitate:
„Ich find das spannend – aber da seh ich theologischen Klärungsbedarf.“
„Ich enthalte mich – aus Prinzip.“

Aussehen:
Schwarzer Talar, verschränkte Arme, spitzes Lächeln.

Hintergrund:
Theologischer Überflieger, mehrfach übergangen. Bleibt, um Wandel von innen zu provozieren.

Wertvoll:
Er bringt Reibung, stellt blinde Flecken bloß und testet die Konsistenz der Überzeugungen.
Nutzen: Binde ihn kontrolliert ein. Seine Einwürfe stören, aber sie schützen vor Selbstgerechtigkeit.

Der Netzwerker

„Ich hab da was über drei Ecken gehört.“

Beschreibung:
Redet mit allen, meint aber oft sich selbst.

Zitate:
„Ich frag da mal jemanden…“
„Ich hab da was über drei Ecken gehört.“

Aussehen:
Offenes Hemd, guter Haarschnitt, immer in Bewegung.

Hintergrund:
Lions Club, kam über die Kita zur Kirche – blieb wegen echter Anliegen.

Wertvoll:
Er bringt Impulse von außen und hält das Gremium anschlussfähig.
Nutzen: Nutze seine Kontakte für neue Ideen – aber achte rechtzeitig darauf, ihn zu entfernen, wenn er befangen sein könnte.

Die Insta-Pfarrerin

„In der Zielgruppe funktioniert das sehr gut – ich hab die Insights.“

Beschreibung:
Hält sich für hübscher – ist sie auch. Und das weiß sie leider. Hält sich außerdem für die Lösung aller kirchlichen Probleme. Sie hat mehr Follower als der Kirchenkreis. Wer sie nicht ernst nimmt, wird gnadenlos überstrahlt.

Zitate:
„Ich hab das schon visuell aufbereitet – braucht ihr nur noch abnicken.“
„In der Zielgruppe funktioniert das sehr gut – ich hab die Insights.“

Aussehen:
Perfekt geschminkt, glatt geföhnt, beiger Designerblazer. Smartphone mit Kreuz-Emoji, Ringlicht-Energie, TikTok-Vibe. Redet mit Emojis, argumentiert mit Engagement-Zahlen.

Hintergrund:
Frisch aus der Ausbildung, aber bereits überzeugt, dass die Kirche sie braucht – nicht umgekehrt. Hat aus Versehen viral gepredigt und seitdem das Gefühl, Gott persönlich wolle sie auf Social Media. Sie glaubt an ihre Reichweite – und dass das reicht.

Wertvoll:
Sie bringt Sichtbarkeit, Tempo und Zugriff auf Zielgruppen, die der Rest längst aufgegeben hat. Ihre Ideen sind oft besser als ihr Ton – aber genau das provoziert Gespräch.
Nutzen: Gib ihr ein klares Format mit echtem Gestaltungsspielraum. Lass sie leuchten, wo du Reichweite willst – und schütze sie vor Gremienlogik, die ausbremst, bevor es losgeht.

Der Opfer-Protokollant

„Ich hab das jetzt mal so ähnlich notiert…“

Beschreibung:
Schreibt alles mit, versteht wenig – und zittert innerlich bei jeder Wortmeldung der Theolog:in. Hängt sich an Formulierungen, die er selbst nicht ganz durchdringt. Sucht Schutz in vermeintlicher Sachlichkeit und lächelt lieber, als zuzugeben, dass er überfordert ist.

Zitate:
„Ich hab das jetzt mal so ähnlich notiert…“
„Könnt ihr das bitte noch mal langsam und ohne Nebensätze sagen?“

Aussehen:
Billiges Sakko, zu großes Hemd, nervöses Kritzeln mit dem Stift. Keine Brille, kein Blickkontakt – eher ein stilles Aushalten. Sieht jünger aus, als er sich fühlt.

Hintergrund:
Wird für seine Teilnahme bezahlt – das macht es nicht besser. Hat nie studiert und fühlt sich allen unterlegen. KI ist für ihn das Ende – sie macht ihn sichtbar überflüssig. Er klammert sich an künstliche Projekte, um Anerkennung zu finden.

Wertvoll:
Er ist das stille Warnsignal im Gremium: Wenn er nicht mehr mitkommt, sind Prozesse zu verkopft. Seine Unsicherheit steht für viele, die schweigen, aber anwesend sind.
Nutzen: Gib ihm klare, kleine Aufgaben und eine gute Struktur. Nutze ihn als Gradmesser für Verständlichkeit – was er versteht, versteht jede:r.

Im Presbyterium sitzt nicht „die Gemeinde“, sondern eine bunte Truppe aus Prinzipienreitern, Möglichmacherinnen, Bedenkenträgern und Dauerrednerinnen. Diese Typologie zeigt, wer da wirklich das Sagen hat – und warum das manchmal besser funktioniert, als man denkt.

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  21. QR-Code auf Webseite auswählen (Maus klick halten von oben links nach unten rechts)
  22. (ggf.) auf Authenticator Erweiterung klicken (sofern sie nicht mehr geöffnet ist)
  23. Auf generierte Zahl klicken (ggf. einmalig bestätigen), um Code zu kopieren
  24. Auf Webseite im Feld „Code eingeben*“ einfügen. (z. B. durch Rechtsklick einfügen)
  25. Fertig (Fortan wird ein QR-Code für das Portal generiert, der durch Klick auf die Erweiterung angezeigt wird und durch einen Klick auf die Zahl kopiert wird, sodass sie im EKiR-Portal eingegeben werden kann.)
Anleitung zur Einrichtung der Google-Chrome Erweiterung „Authenticator“ zur erleichterten Anmeldung im EKiR-Portal (MacOS-Version)
  1. Chrome öffnen
  2. Menü öffnen (drei Punkte oben rechts im Browserfenster)
  3. „Erweiterung“ auswählen
  4. Links im Menü auf „Erweiterungen“ klicken
  5. Ganz unten auf „Weitere Erweiterungen entdecken“ klicken
    → Öffnet den Chrome Web Store
  6. Im Store nach „Authenticator“ suchen
    → Der gesuchte Eintrag heißt meist „Authenticator (authenticator.cc)" oder ähnlich
  7. Auf „Hinzufügen“ klicken
  8. Mit „Erweiterung hinzufügen“ bestätigen
  9. Symbolleiste oben rechts: Erweiterungssymbol anklicken
  10. „Authenticator“ anheften
    → Klick auf das Stecknadelsymbol, damit es dauerhaft sichtbar bleibt
  11. EKiR-Portal in Chrome öffnen und anmelden
    → https://portal.ekir.de oder direkt zum Login-Bereich
  12. Menü oben rechts aufrufen und „Benutzerverwaltung“ auswählen
  13. Auf „Token“ klicken
  14. Button „+“ anklicken, um ein neues Token hinzuzufügen
  15. „Free OTP / Google Authenticator“ auswählen
  16. EKiR-PIN eingeben
  17. (Optional) Beschreibung eingeben
    → z. B. „MacBook Chrome Authenticator“
  18. Erweiterungssymbol („Authenticator“) oben rechts anklicken
  19. Im EKiR-Portal den QR-Code einblenden (Symbol oben rechts neben dem Stift)
  20. Rechtsklick auf den QR-Code → „QR Code scannen“ auswählen
  21. Einen Kasten/Rahmen um den dargestellten QR-Code ziehen
  22. Erweiterung zeigt den sechsstelligen Authenticator-Code an
  23. Code anklicken, um ihn zu kopieren
  24. Zurück ins EKiR-Portal: Code ins Feld „Code eingeben“ einfügen
    → Rechtsklick > Einfügen oder cmd + V
  25. Token speichern
  26. Fertig!

1. „OTP Auth“ aus dem App Store installieren
2. „OPT Auth“ als Token mit dem EKiR-Portal einrichten
3. Neuen Kurzbefehl über Kurzbefehle App anlagen
4. „URL öffnen“ auf portal.ekir.de
5. OTP Auth hinzufügen. Token über LinOTP auswählen
6. (optional) Name und Icon auswählen
7. Teilen „zum Home-Bildschirm“
8. (optional) z. B. Automation hinzufügen bei Eintreffen am Dienstort unbestätigt Kurzbefehl auszuführen

Kurzbefehle- Update/Demo

1. „Mattermost“ aus dem App Store installieren
2. Server eintragen: „https://chat.gm.ekir.de“
3. Server-Name nach Wahl (Z. B. „EKiR“)
4. Benutzername: EKiR-E-Mail-Adresse (vorname.nachname@ekir.de)
5. Kennwort: EKiR-Gerätekenntwort (Portal/Konto/Geräte/…)
Fertig

Ein Online-Tool, das unkompliziert epub-Dateien in PDF exportiert.
So, lassen sich zum Beispiel gezielt Gesetze aus der Rechtssammlung der EKiR herunterladen und weiterverarbeiten.

Hier geht es zum Konverter:
convertio.co

Mein favorisierter, kostenloser QR-Code - Generator: qrcode-generator.ch

Um das Rechtschreib-Plugin in Chrome zu installieren:

  1. 3 vertikale Punkte i, Browser anlicken (oben rechts)
  2. Erweiterungen auswählen/Chrome Store besuchen
    (alternativ Erweiterungen verwalten/Chrome Web Store anklicken)
  3. (Grammatik- und Rechtschreibprüfung - Language Tool) suchen
  4. Hinzufügen klicken
  5. Optional: Language Tool im Browser auswählen, Einstellungen öffnen und den "akribischen" Modus aktivieren