CM6 – Organisation verstehen, gestalten und weiterentwickeln

Im Rahmen meiner Qualifizierung zum Change Manager (IHK) dokumentiere ich hier mein erlerntes und wiederholtes Wissen aus dem Studienmaterial. Dieser Beitrag dient zugleich als Lerntagebuch und kompakte Referenz für zentrale Konzepte der Ablauforganisation und prozessorientierten Organisationsgestaltung.

Ziele der Ablauforganisation

• Effizienzsteigerung durch optimale Abstimmung von Abläufen
• Minimierung von Durchlauf-, Liege- und Wartezeiten
• Reduktion von Kosten, z. B. durch weniger Transport oder Puffer
• Bessere Arbeitsbedingungen durch ergonomische Prozesse

Klassisches Vorgehen

1. Arbeitsanalyse
   → Zerlegung in Arbeitselemente (kleinste sinnvolle Einheiten)
2. Arbeitssynthese
   → Zusammensetzung nach:
   
   • personell (wer?)
   • temporal (wann?)
   • lokal (wo?)

Von der Ablauforganisation zur Prozessorganisation

• Früher: Aufbauorganisation → Abläufe darübergelegt
• Heute: Prozessorientierung → Abläufe abteilungsübergreifend gestalten
• Fokus: Kundenwert schaffen

Geschäftsprozesse

Definition:

Ein Bündel logisch zusammengehöriger Aktivitäten mit klarem Kundenfokus und Ergebnisnutzen.

Typen:

• Kernprozesse: Wertschöpfend (z. B. Auftragsabwicklung)
• Supportprozesse: Unterstützend (z. B. IT, Personal)
• Managementprozesse: Steuernd (z. B. Strategie, Controlling)

Beispiele:

• Versicherung: Schadensabwicklung als durchgängiger Prozess
• Bank: Entwicklung und Abwicklung standardisierter Leistungen

Neue Rollen in der Prozessorganisation

Rolle	Beschreibung
Process Owner	Verantwortlich für gesamte Prozesse
Caseworker	Einzelperson betreut kompletten Prozessverlauf (z. B. Schadensbearbeitung)
Caseteam	Dauerhaftes Team für komplexe Fälle
Virtuelles Team	Temporär für spezielle Aufgaben zusammengestellt

Lean Management

Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung, mit Fokus auf Kundennutzen und Vermeidung von Verschwendung.

Grundprinzipien:

1. Kundenorientierung
2. Fluss statt Abteilung
3. Null-Fehler-Prinzip
4. Mitarbeitereinbindung
5. Standardisierung & kontinuierliche Verbesserung

Nutzen:

Höhere Qualität, Effizienz, Mitarbeitermotivation

Risiken:

Leistungsdruck, Arbeitsplatzabbau, geringe Aufstiegschancen

Tabelle aus dem Studienheft (S. 60):

Beispielhafte Gegenüberstellung von Nutzen und Risiken für zentrale Lean-Aktivitäten wie Gruppenarbeit, flache Hierarchien oder Aufgabenanreicherung .

Kurz gesagt:

Die Ablauforganisation hat sich vom reinen Zeit- und Ortsmanagement hin zur kundenfokussierten Prozessorganisation entwickelt. Mit Rollen wie Process Owner und Methoden wie Lean Management entsteht eine moderne, schlanke Organisation, die Flexibilität, Qualität und Effizienz miteinander vereint. Wer Organisation entwickeln will, muss nicht mehr nur Strukturen schaffen, sondern Flüsse gestalten.