Bis zu 30 % Verwaltungskosten sparen – durch gezielte Automatisierung in der Kirchenverwaltung

Verwaltungsaufgaben gehören zum kirchlichen Alltag – in Gemeinden, Kirchenkreisen, Verbänden und auf landeskirchlicher Ebene. Sie sind unverzichtbar für Verlässlichkeit, Rechenschaft und Steuerung. Gleichzeitig binden sie personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen in erheblichem Umfang.

In kirchlichen Haushalten liegt der Anteil für Verwaltung regelmäßig bei 10–15 % der Gesamtausgaben – quer durch alle Organisationsebenen.

Als Absolvent der kirchlichen Verwaltungslehrgänge I und II sowie der Führungsakademie für Kirche und Diakonie, aktuell in Weiterbildung zum Change Manager (IHK), und mit eigener Auseinandersetzung mit KI-Anwendungen im öffentlichen Sektor (u. a. im Rahmen des „Elements of AI“-Programms der Universität Helsinki), habe ich eine realistische Einschätzung vorgenommen:

Etwa 30 % der heutigen Verwaltungsarbeit ließe sich technisch automatisieren – mit Werkzeugen, die bereits jetzt verfügbar sind.

Wie genau das funktionieren kann, wird auf dicebreaker.de anhand von zehn typischen Tätigkeitsfeldern aufgezeigt – sortiert nach der Kienbaum-Systematik. Jedes Feld enthält eine ehrliche Bewertung des Potenzials, praktische Beispiele und Hinweise auf geeignete Tools.

Drei Beispiele – zwischen fast 0 und fast 100 Prozent Automatisierung

(1) Gremienprotokolle – Automatisierung möglich: bis zu 90 %

• Bisher: Protokolle werden manuell erstellt, abgestimmt, verteilt.
• Technisch möglich: Transkriptions-Tools (z. B. Otter.ai oder MS Teams) liefern ein Wortprotokoll; eine KI (z. B. ChatGPT) erzeugt daraus eine strukturierte Beschlussfassung.
• Ergebnis: Über 80 % Zeitersparnis bei gleichbleibender Qualität.

(2) Kirchenbuchführung – Automatisierung möglich: ca. 15–25 %

• Bisher: Datenübertragungen, Fristen, Bescheinigungen – oft manuell.
• Technisch möglich: Digitale Schnittstellen, automatisierte Formularbearbeitung, strukturierte Erfassung.
• Ergebnis: Entlastung bei Routinefällen, persönliche Rücksprache bleibt.

(3) Personalverwaltung – Automatisierung möglich: ca. 40–50 %

• Bisher: Verträge, Bewerbungen, Krankmeldungen – oft papierbasiert oder unverbunden.
• Technisch möglich: Digitale Personalakten, Self-Service-Systeme, automatische Fristenkontrolle.
• Ergebnis: Ein Großteil der Prozesse kann heute schon digital unterstützt werden.

Nicht 60 % – aber 30 %. Und das mit gutem Grund.

In internationalen Studien wird das Automatisierungspotenzial für Verwaltungstätigkeiten oft mit bis zu 60 % beziffert. Diese Zahl stammt meist aus der Privatwirtschaft – aus standardisierten Umgebungen mit zentralisierten Systemen und klaren Schnittstellen.

Die Strukturen kirchlicher Verwaltung unterscheiden sich:
Dezentrale Zuständigkeiten, heterogene Technik, ehrenamtliche Gremien, spezifische Datenschutzvorgaben. Meine Einschätzung bleibt deshalb bewusst bei 30 %. Sie ist nicht vorsichtig, sondern praxisnah.

Und der Datenschutz?

Beim Kaffee mit einer Geschäftsführerin eines auf Organisationsentwicklung spezialisierten Unternehmens, das zahlreiche internationale Konzerne in Deutschland begleitet, lernte ich drei datenschutzkonforme KI-Anwendungen kennen, die dort bereits erfolgreich im Einsatz sind – für Transkription, Bewerberkommunikation und Textauswertung.

Diese Praxisbeispiele verdienen selbstverständlich einen eigenen Beitrag.

Wer sehen möchte, welche Arbeitsbereiche in welchem Grad digitalisierbar sind und wie konkret, mit welchen Tools, Verwaltungsabläufe automatisiert werden können, findet die Übersicht unter: Material und Hilfsmittel.